Робочий план рахунків

Що це означає

Робочий план рахунків - перелік рахунків, які використовує конкретна облікова одиниця. Він складається на основі плану рахунків і містить потрібні фірмі синтетичні рахунки й до них аналітичні рахунки за її потребами, наприклад окремо для кожного банку, виду виручки чи центру витрат.

Закон про бухгалтерський облік вимагає, щоб фірма мала робочий план рахунків на кожен обліковий період. Якщо план рахунків спільний для всіх підприємців, то робочий план - свій і відображає, що й наскільки детально фірма хоче відстежувати.

Робочий план разом із предконтуваннями - основа налаштування бухгалтерської програми. Від його структури залежить, які зведення й звіти можна отримати з обліку без додаткових перерахунків.

Як це працює на практиці

Для нового клієнта ми проєктуємо робочий план так, щоб він підходив і для законної звітності, і для управлінських потреб. Виручку ділимо за видами діяльності й ставками ПДВ, витрати - за видами й центрами, дебіторку й кредиторку - за типом партнера, наприклад внутрішні, закордонні чи пов’язані.

Робочий план ми тримаємо стислим. Забагато аналітичних рахунків веде до помилок у проведеннях і зайво ускладнює закриття. Детальнішу розбивку, яка часто змінюється, краще вирішувати вимірами в програмі, наприклад замовленнями чи проєктами.

У разі зміни структури класів чи переходу на нову програму ми готуємо таблицю відповідності між старим і новим планом. Зіставність даних між роками важлива для аналізу й для банків.

На що звернути увагу

Нові рахунки, що додаються протягом року без правил, створюють хаос, коли однакові витрати проводяться то на один, то на інший рахунок. Додавання рахунків має затверджувати одна відповідальна особа, а кожен рахунок повинен мати опис, що на нього належить.

Робочий план має відповідати чинному плану рахунків. Якщо план зміниться, наприклад з’явиться новий рахунок чи зміниться зміст наявного, робочий план треба скоригувати з початку наступного періоду.