Подписная отметка

Что это значит

Подписная отметка по закону о бухгалтерском учёте - собственноручная подпись или её электронный заменитель, подтверждающий, кто отвечает за учётную запись. На бухгалтерском документе должна быть подписная отметка лица, ответственного за хозяйственную операцию, и лица, ответственного за её проведение.

Электронной формой может быть электронная подпись, а также иной доказуемый способ, например одобрение в системе, которая однозначно фиксирует, кто и когда согласовал документ. Главное - чтобы лицо можно было надёжно идентифицировать, а запись нельзя было незаметно изменить.

Подписная отметка - часть доказуемости учёта. Без неё непонятно, кто одобрил покупку или кто провёл документ, и при проверке документ можно оспорить как неполный.

Как это работает на практике

При цифровом документообороте мы настраиваем согласование прямо в системе: входящий счёт проходит одобрение ответственного сотрудника, чьё имя и время сохраняются, и затем мы его проводим. След в журнале аудита системы мы считаем подписной отметкой, если система не позволяет его переписать.

Кто за что отвечает, мы описываем во внутренней директиве о документообороте. В небольших фирмах за все операции часто отвечает директор, в крупных ответственность делится по отделам и лимитам.

При архивировании электронных документов мы следим, чтобы вместе с документом сохранялись и данные об одобрении. Один лишь PDF счёта без отметки, кто его одобрил и кто провёл, требованиям доказуемости не отвечает.

На что обратить внимание

Общие логины для нескольких человек обесценивают электронную подписную отметку, потому что неясно, кто выполнил действие. Поэтому у каждого пользователя бухгалтерской и системы согласования должна быть своя учётная запись.

Документ, подписанный задним числом, например прямо перед проверкой, вызывает подозрение. Согласование должно проходить тогда, когда операция решается. Поэтому при проверке часто сравнивают дату одобрения с датой получения и оплаты счёта.