Зразок підпису

Що це означає

Зразок підпису - зразок підпису особи, яка може діяти від імені фірми, наприклад директора, члена правління чи прокуриста. Він слугує для порівняння: банк, реєстр чи діловий партнер перевіряє за ним, чи справді документ підписала уповноважена особа.

Найчастіше зі зразками підпису стикаються в банку. Під час відкриття рахунку й за кожної зміни керівника банк вимагає зразок підпису осіб, які можуть розпоряджатися грошима, і визначає, чи підписують вони самостійно, чи спільно.

Торговельний реєстр історично вимагав зразок підпису як додаток до заяви про запис керівника. Сьогодні під час запису акцент робиться передусім на згоді нової особи з офіційно засвідченим підписом чи підписаній кваліфікованим електронним підписом, тому актуальні вимоги ми перевіряємо під час кожного подання.

Як це працює на практиці

У разі зміни директора ми готуємо перелік усіх місць, де потрібні новий зразок підпису чи повноваження: банки, інтернет-банкінг, торговельний реєстр, страхові, лізингові компанії й ключові постачальники. Без цього фірма може на тижні лишитися без людини, якій дозволено підписати платіж.

Для банківських зразків підпису ми радимо налаштовувати порядок підписання так, щоб він відповідав запису в реєстрі й внутрішнім правилам. Якщо за реєстром директори діють спільно, самостійні повноваження в банку обходять контроль, якого хотіли учасники.

Після відкликання директора його зразок підпису в банку треба анулювати одразу, а не після запису до реєстру. Запис може тривати кілька днів, і доти відкликаний директор міг би досі розпоряджатися рахунком.

На що звернути увагу

Зразок підпису не гарантує, що підпис на документі справжній. Тому для важливих договорів ми не покладаємося лише на порівняння зі зразком, а вимагаємо засвідчений підпис чи електронний підпис, який можна перевірити технічно.

Забутий старий зразок підпису - ризик для безпеки. Під час регулярного перегляду повноважень ми разом із клієнтами переглядаємо й перелік осіб із правом підпису в банках і порівнюємо його з дійсністю, як і з підписними позначками на документах.