Образец подписи

Что это значит

Образец подписи - образец подписи лица, которое может действовать от имени фирмы, например директора, члена правления или прокуриста. Он служит для сравнения: банк, реестр или деловой партнёр проверяет по нему, действительно ли документ подписало уполномоченное лицо.

Чаще всего с образцами подписи сталкиваются в банке. При открытии счёта и при каждой смене руководителя банк требует образец подписи лиц, которые могут распоряжаться деньгами, и определяет, подписывают ли они самостоятельно или совместно.

Торговый реестр исторически требовал образец подписи как приложение к заявлению о записи руководителя. Сегодня при записи акцент делается прежде всего на согласии нового лица с официально засвидетельствованной подписью или подписанном квалифицированной электронной подписью, поэтому актуальные требования мы проверяем при каждой подаче.

Как это работает на практике

При смене директора мы готовим список всех мест, где нужны новый образец подписи или полномочия: банки, интернет-банкинг, торговый реестр, страховые, лизинговые компании и ключевые поставщики. Без этого фирма может на недели остаться без человека, которому разрешено подписать платёж.

Для банковских образцов подписи мы советуем настраивать порядок подписания так, чтобы он соответствовал записи в реестре и внутренним правилам. Если по реестру директора действуют совместно, самостоятельные полномочия в банке обходят контроль, которого хотели участники.

После отзыва директора его образец подписи в банке нужно аннулировать сразу, а не после записи в реестр. Запись может занять несколько дней, и до тех пор отозванный директор мог бы всё ещё распоряжаться счётом.

На что обратить внимание

Образец подписи не гарантирует, что подпись на документе подлинная. Поэтому для важных договоров мы не полагаемся только на сравнение с образцом, а требуем засвидетельствованную подпись или электронную подпись, которую можно проверить технически.

Забытый старый образец подписи - риск для безопасности. При регулярном пересмотре полномочий мы вместе с клиентами проходим и список лиц с правом подписи в банках и сравниваем его с действительностью, как и при подписных отметках на документах.