Книга дебіторської та кредиторської заборгованості

Що це означає

Книга дебіторської та кредиторської заборгованості - допоміжний облік у простій бухгалтерії та в податковому обліку підприємця. Вона показує, хто винен компанії, кому винна компанія, у якій сумі, з яким строком і коли рахунок оплатили, чого грошовий журнал сам не фіксує.

Грошовий журнал відображає лише фактичні надходження і виплати, тобто рух грошей. Виставлений рахунок, який покупець ще не оплатив, у ньому не з'явиться. Тому дебіторську і кредиторську заборгованість треба обліковувати окремо, щоб підприємець знав, які гроші ще очікує і що має сплатити.

На практиці часто ведуть дві книги, дебіторів і кредиторів, або одну книгу рахунків із поділом на виставлені й отримані. Дані з них наприкінці року переносять до звіту про майно і зобов'язання, що входить до річної звітності.

Як це працює на практиці

До книги записують номер документа, контрагента, дату виставлення, строк оплати, суму, а під час оплати дату і спосіб платежу. Якщо рахунок оплачують частинами, кожен платіж фіксують окремо, щоб було зрозуміло, скільки ще залишилося.

Книга слугує і для управління грошовими коштами. Регулярний огляд неоплачених прострочених рахунків показує, яким покупцям час надіслати нагадування, а огляд зобов'язань допомагає планувати платежі так, щоб не платити пеню і відсотки за прострочення.

У податковому обліку підприємця книга заборгованості є основою для коригування податкової бази в разі припинення діяльності чи переходу з паушальних на фактичні витрати. Неоплачені вимоги і зобов'язання впливають на те, який дохід і витрату оподатковують.

На що звернути увагу

Для рахунків в іноземній валюті в книзі треба зазначати і перерахунок у євро, а під час оплати враховувати курсову різницю. Інакше залишок заборгованості не збігатиметься з тим, що контрагент справді сплатив, і звіт про майно та зобов'язання буде неточним.

Неоплачені вимоги не можна просто видалити з книги. Якщо вони безнадійні, їх треба списати на підставі документа і за податковими правилами. Щодо прострочених і спірних боргів корисно мати задокументовані нагадування та вжиті кроки.