Kniha pohľadávok a záväzkov

Čo to znamená

Kniha pohľadávok a záväzkov je pomocná evidencia v jednoduchom účtovníctve a v daňovej evidencii živnostníka. Sleduje, kto dlží firme, komu dlží firma, v akej výške, s akou splatnosťou a kedy bola faktúra uhradená, čo peňažný denník sám nezachytí.

Peňažný denník zaznamenáva len skutočné príjmy a výdavky, teda pohyb peňazí. Vystavená faktúra, ktorú odberateľ ešte nezaplatil, sa v ňom neobjaví. Práve preto treba evidovať pohľadávky a záväzky samostatne, aby podnikateľ vedel, aké peniaze ešte očakáva a čo musí zaplatiť.

V praxi sa často vedú dve knihy, kniha pohľadávok a kniha záväzkov, alebo jedna kniha faktúr s rozlíšením vystavených a prijatých dokladov. Údaje z nich sa na konci roka prenášajú do výkazu o majetku a záväzkoch, ktorý je súčasťou účtovnej závierky.

Ako to funguje v praxi

Do knihy sa zapisuje číslo dokladu, partner, dátum vystavenia, dátum splatnosti, suma a pri úhrade dátum a spôsob platby. Ak sa faktúra platí po častiach, každá úhrada sa zaznamená zvlášť, aby bolo jasné, koľko zostáva uhradiť.

Kniha slúži aj na riadenie hotovosti. Pravidelný prehľad neuhradených pohľadávok po splatnosti ukáže, ktorým odberateľom treba poslať upomienku, a prehľad záväzkov pomáha plánovať platby tak, aby firma neplatila penále ani úroky z omeškania.

Pri daňovej evidencii SZČO je kniha pohľadávok a záväzkov podkladom pre úpravu základu dane pri ukončení podnikania alebo pri prechode z paušálnych na skutočné výdavky. Neuhradené pohľadávky a záväzky totiž ovplyvňujú, aký príjem a výdavok sa zdaní.

Na čo si dať pozor

Pri faktúrach v cudzej mene treba v knihe uviesť aj prepočet na eurá a pri úhrade zohľadniť kurzový rozdiel. Bez toho nebude sedieť zostatok pohľadávok s tým, čo partner skutočne zaplatil, a výkaz o majetku a záväzkoch bude nepresný.

Neuhradené pohľadávky sa nesmú z knihy len tak vymazať. Ak sú nevymožiteľné, treba ich odpísať na základe dokladu a podľa daňových pravidiel. Pri premlčaných a sporných pohľadávkach je dobré mať zdokumentované upomienky a kroky, ktoré firma podnikla.