Книга дебиторской и кредиторской задолженности

Что это значит

Книга дебиторской и кредиторской задолженности - вспомогательный учёт в простой бухгалтерии и в налоговом учёте предпринимателя. Она показывает, кто должен компании, кому должна компания, в какой сумме, с каким сроком и когда счёт был оплачен, чего денежный журнал сам не фиксирует.

Денежный журнал отражает только фактические поступления и выплаты, то есть движение денег. Выставленный счёт, который покупатель ещё не оплатил, в нём не появится. Поэтому дебиторскую и кредиторскую задолженность нужно учитывать отдельно, чтобы предприниматель знал, какие деньги ещё ожидает и что должен заплатить.

На практике часто ведут две книги, дебиторов и кредиторов, или одну книгу счетов с разделением на выставленные и полученные. Данные из них в конце года переносят в отчёт об имуществе и обязательствах, который входит в годовую отчётность.

Как это работает на практике

В книгу записывают номер документа, контрагента, дату выставления, срок оплаты, сумму и при оплате дату и способ платежа. Если счёт оплачивают частями, каждый платёж фиксируют отдельно, чтобы было ясно, сколько ещё осталось.

Книга служит и для управления денежными средствами. Регулярный обзор неоплаченных просроченных счетов показывает, каким покупателям пора отправить напоминание, а обзор обязательств помогает планировать платежи так, чтобы не платить пени и проценты за просрочку.

В налоговом учёте предпринимателя книга задолженности служит основой для корректировки налоговой базы при прекращении деятельности или переходе с паушальных на фактические расходы. Неоплаченные требования и обязательства влияют на то, какой доход и расход облагается налогом.

На что обратить внимание

По счетам в иностранной валюте в книге нужно указывать и пересчёт в евро, а при оплате учитывать курсовую разницу. Иначе остаток задолженности не совпадёт с тем, что контрагент действительно заплатил, и отчёт об имуществе и обязательствах будет неточным.

Неоплаченные требования нельзя просто удалить из книги. Если они безнадёжны, их нужно списать на основании документа и по налоговым правилам. По просроченным и спорным долгам полезно иметь задокументированные напоминания и предпринятые шаги.