Картка основного засобу

Що це означає

Картка основного засобу, часто звана інвентарною карткою, - обліковий запис щодо кожного об’єкта довгострокового майна. У ній зазначено назву й опис, інвентарний номер, дату придбання і введення в експлуатацію, вартість придбання, амортизаційну групу, спосіб амортизації, місцезнаходження і відповідальну особу.

На картці протягом усього життя майна фіксують і зміни: технічне поліпшення, що збільшує вартість, призупинення амортизації, переведення на інший центр, часткове списання і зрештою вибуття продажем, ліквідацією чи шкодою.

Картка пов’язує бухгалтерський і податковий облік. Бухгалтерська й податкова амортизація часто різняться, і картка показує обидві поруч, зокрема залишкову вартість. Сьогодні її ведуть майже виключно в обліковій програмі в модулі майна.

Як це працює на практиці

Під час постановки нового майна ми беремо дані з рахунку, накладної і акта приймання. Важлива дата введення в експлуатацію, з якої починається амортизація, і правильне визначення супутніх витрат, що входять до вартості.

За картками складають план амортизації і огляд амортизації для податкової декларації. Під час інвентаризації за ними перевіряють, чи існує майно фізично у вказаному місці і в якому воно стані.

Для дорогого обладнання ми радимо зазначати на картці і серійний номер, і фото. У разі страхового випадку, крадіжки чи продажу це помітно спрощує підтвердження, про який саме об’єкт ідеться.

На що звернути увагу

Часта помилка - майно, якого фізично вже немає, але яке й далі значиться на картці й амортизується. Під час інвентаризації несправні чи втрачені речі треба належно списати, інакше баланс завищує майно, а амортизація необґрунтована.

Другий ризик зворотний: технічне поліпшення, проведене як ремонт і не внесене до картки. Витрата тоді визнається одразу замість амортизації, і під час перевірки податкова її перекваліфікує з донарахуванням податку і санкцією.