Матрица Эйзенхауэра

Что это значит

Матрица Эйзенхауэра - простой инструмент расстановки приоритетов, названный в честь американского президента, который, как говорят, различал срочное и важное. Задачи распределяют по четырём полям в зависимости от того, срочные ли они и важные ли.

Важные и срочные задачи делают сразу, например подачу декларации в последний день срока. Важные, но не срочные планируют, например подготовку бюджета или улучшение процессов. Срочные, но неважные делегируют, а те, что ни то ни другое, отбрасывают.

Суть во втором поле. Задачи, которые важны, но никто их не торопит, в обычной суете откладывают, пока они не превратятся в кризис. Кто регулярно выделяет время на планирование и профилактику, реже тушит пожары.

Как это работает на практике

У клиентов мы видим матрицу в действии на налоговых сроках. Фирма, сдающая документы по ходу дела, закрывает год спокойно. Фирма, приносящая их в последний момент, превращает важную задачу в срочную и платит за это ошибками, стрессом, а иногда и штрафом.

Директорам небольших фирм мы советуем раз в неделю проводить список задач через матрицу. Это помогает увидеть, сколько времени занимает текучка, которую мог бы делать другой человек, и что можно доверить внешнему партнёру, например бухгалтерию, зарплаты или администрирование.

Матрица хорошо сочетается с другими инструментами. Принцип Парето помогает найти задачи с наибольшим эффектом, SMART-цели - сформулировать их, а канбан - следить за тем, что в работе.

На что обратить внимание

Частая ошибка - считать всё срочным и важным. Если в первом поле двадцать задач, матрица перестала работать, и нужно честно признать, что подождёт, а что не будет сделано вовсе.

Второй риск - делегирование без контроля. Даже срочная, но менее важная задача, например ответ на запрос органа, может иметь серьёзные последствия, если её никто не доведёт до конца. Делегировать - значит передать со сроком и проверить результат.