Eisenhowerova matica

Čo to znamená

Eisenhowerova matica je jednoduchý nástroj na určovanie priorít, pomenovaný po americkom prezidentovi, ktorý vraj rozlišoval medzi tým, čo je naliehavé, a tým, čo je dôležité. Úlohy sa zaradia do štyroch polí podľa toho, či sú naliehavé a či sú dôležité.

Dôležité a naliehavé úlohy sa robia hneď, napríklad podanie priznania v posledný deň lehoty. Dôležité, no nie naliehavé sa plánujú, napríklad príprava rozpočtu či zlepšenie procesov. Naliehavé, no nedôležité sa delegujú a tie, ktoré nie sú ani jedno, sa vypúšťajú.

Podstata je v druhom poli. Úlohy, ktoré sú dôležité, ale nikto ich netlačí, sa v bežnom zhone odkladajú, až sa z nich stanú krízy. Kto venuje pravidelný čas plánovaniu a prevencii, má menej hasenia požiarov.

Ako to funguje v praxi

U klientov vidíme maticu v praxi pri daňových termínoch. Firma, ktorá doklady odovzdáva priebežne, rieši závierku v pokoji. Firma, ktorá ich nosí na poslednú chvíľu, premieňa dôležitú úlohu na naliehavú a platí za to chybami, stresom a niekedy pokutou.

Pre konateľov malých firiem odporúčame raz týždenne prejsť zoznam úloh cez maticu. Pomáha vidieť, koľko času zaberá operatíva, ktorú by mohol robiť niekto iný, a čo by sa dalo zveriť externému partnerovi, napríklad účtovníctvo, mzdy či administratíva.

Matica sa dobre kombinuje s ďalšími nástrojmi. Paretovo pravidlo pomôže nájsť úlohy s najväčším dopadom, SMART ciele ich sformulovať a kanban sledovať, čo je rozrobené.

Na čo si dať pozor

Častou chybou je považovať všetko za naliehavé a dôležité. Ak je v prvom poli dvadsať úloh, matica prestala plniť účel a treba si úprimne priznať, čo počká a čo sa neurobí vôbec.

Druhé riziko je delegovanie bez kontroly. Aj naliehavá, no menej dôležitá úloha, napríklad odpoveď na výzvu úradu, môže mať vážne následky, ak ju nikto nedotiahne. Delegovať znamená odovzdať s termínom a overiť výsledok.