EDI (електронний обмін даними)

Що це означає

EDI - це обмін комерційними документами безпосередньо між інформаційними системами двох компаній у погодженому структурованому форматі. Замовлення, накладна чи рахунок переходять із системи в систему, і ніхто їх не перенабирає.

Це не надсилання PDF поштою: PDF - картинка документа, яку має прочитати людина або OCR. Повідомлення EDI - це дані, які облікова програма опрацьовує сама, причому рахунок лише одне з таких повідомлень: електронне виставлення рахунків займається самим документом, а EDI - усім обміном щодо замовлень і поставок.

EDI не задає єдиного формату. Є кілька стандартів повідомлень, і великі торгові мережі часто приписують власний варіант, тож EDI насправді - це домовленість про те, які повідомлення, у якій структурі та яким каналом партнери надсилають одне одному. Підключення до одного покупця тому не означає підключення до наступного, хоча обидва працюють зі структурованими даними.

Як це працює на практиці

Підключення забезпечує EDI-провайдер або мережа Peppol, через яку партнери обмінюються повідомленнями без окремого каналу під кожного покупця. Торгові мережі та виробничі компанії часто вимагають EDI від постачальника як умову співпраці.

Отриманий через EDI рахунок - повноцінний податковий документ, якщо забезпечені достовірність походження, незмінність змісту й читаність. Обов’язок зберігання документів при цьому стосується самого повідомлення, а не його роздруківки.

Під час впровадження EDI в постачальника ми здебільшого вирішуємо зіставлення даних: довідник товарів, коди точок доставки і номери замовлень в ERP чи обліковій програмі мають збігатися з тим, що використовує покупець. Інакше рахунок піде, але система мережі поверне його як незіставлений, і оплата відкладеться, поки розбіжність не усунуть.

На що звернути увагу

Типова помилка - зберігати лише PDF-копії з порталу провайдера. Після закінчення договору портал вимикають, оригінальні повідомлення зникають, і під час податкової перевірки немає чим підтвердити відрахування ПДВ за рахунками за кілька років.

За автоматичного обміну легко пропустити коригування. Якщо покупець надсилає повідомлення про рекламацію чи розбіжність у кількості, а постачальник не виставляє в обліку кредит-ноту, сальдо покупця розходиться з його обліком, а ПДВ нараховано із завищеної бази. Різниця спливає лише під час звірки наприкінці року.