EDI

Čo to znamená

EDI je výmena obchodných dokumentov priamo medzi informačnými systémami dvoch firiem v dohodnutom štruktúrovanom formáte. Objednávka, dodací list či faktúra prejdú zo systému do systému bez toho, aby ich niekto prepisoval.

Nejde o posielanie PDF mailom: PDF je obrázok dokladu, ktorý musí prečítať človek alebo OCR. Správa EDI sú dáta, ktoré účtovný systém spracuje sám, pričom faktúra je len jednou zo správ: elektronická fakturácia rieši samotný doklad, EDI celú objednávkovú a dodávkovú komunikáciu.

EDI neurčuje jeden formát. Existuje viacero štandardov správ a veľké obchodné reťazce si často predpisujú vlastnú variantu, takže EDI je v skutočnosti dohoda o tom, ktoré správy, v akej štruktúre a akým kanálom si partneri posielajú. Pripojenie k jednému odberateľovi preto automaticky neznamená pripojenie k ďalšiemu, hoci obaja pracujú so štruktúrovanými údajmi.

Ako to funguje v praxi

Pripojenie zabezpečuje poskytovateľ EDI alebo sieť Peppol, cez ktorú si partneri vymieňajú správy bez samostatnej linky pre každého odberateľa. Obchodné reťazce a výrobné firmy ho od dodávateľa často žiadajú ako podmienku spolupráce.

Faktúra prijatá cez EDI je plnohodnotný daňový doklad, ak je zabezpečená vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť. Povinnosť archivácie dokladov sa pritom vzťahuje na samotnú správu, nie na jej výtlačok.

Pri zavádzaní EDI u dodávateľa riešime hlavne párovanie údajov: číselník tovaru, kódy odberných miest a čísla objednávok musia v ERP alebo účtovnom programe sedieť s tým, čo používa odberateľ. Inak faktúra síce odíde, ale systém reťazca ju vráti ako nespárovanú a úhrada sa odloží, kým sa rozdiel nevyrieši.

Na čo si dať pozor

Typickou chybou je archivovať len PDF náhľady z portálu poskytovateľa. Po skončení zmluvy portál zhasne, originálne správy sú preč a pri daňovej kontrole nie je čím podložiť odpočet DPH z faktúr za celé roky.

Pri automatickej výmene sa ľahko prehliadne oprava. Ak odberateľ pošle správu o reklamácii alebo rozdiele v dodanom množstve a dodávateľ na ňu v účtovníctve nevystaví dobropis, saldo odberateľa sa rozíde s jeho evidenciou a DPH je priznaná z vyššieho základu. Rozdiel sa potom objaví až pri odsúhlasení na konci roka.