EDI (электронный обмен данными)

Что это значит

EDI - это обмен коммерческими документами напрямую между информационными системами двух компаний в согласованном структурированном формате. Заказ, накладная или счёт переходят из системы в систему, и никто их не перенабирает.

Это не отправка PDF по почте: PDF - картинка документа, которую должен прочитать человек или OCR. Сообщение EDI - это данные, которые учётная программа обрабатывает сама, причём счёт лишь одно из таких сообщений: электронное выставление счетов занимается самим документом, а EDI - всей перепиской по заказам и поставкам.

EDI не задаёт единого формата. Есть несколько стандартов сообщений, и крупные торговые сети часто предписывают свой вариант, так что EDI на деле - это договорённость о том, какие сообщения, в какой структуре и по какому каналу партнёры отправляют друг другу. Подключение к одному покупателю поэтому не означает подключения к следующему, хотя оба работают со структурированными данными.

Как это работает на практике

Подключение обеспечивает EDI-провайдер или сеть Peppol, через которую партнёры обмениваются сообщениями без отдельного канала под каждого покупателя. Торговые сети и производственные компании часто требуют EDI от поставщика как условие работы.

Полученный по EDI счёт - полноценный налоговый документ, если обеспечены достоверность происхождения, неизменность содержания и читаемость. Обязанность хранения документов при этом относится к самому сообщению, а не к его распечатке.

При внедрении EDI у поставщика мы в основном решаем сопоставление данных: справочник товаров, коды точек доставки и номера заказов в ERP или учётной программе должны совпадать с тем, что использует покупатель. Иначе счёт уйдёт, но система сети вернёт его как несопоставленный, и оплата отложится, пока расхождение не устранят.

На что обратить внимание

Типичная ошибка - хранить только PDF-копии с портала провайдера. После окончания договора портал отключают, оригинальные сообщения пропадают, и при налоговой проверке нечем подтвердить вычет НДС по счетам за несколько лет.

При автоматическом обмене легко упустить корректировку. Если покупатель присылает сообщение о рекламации или расхождении в количестве, а поставщик не выставляет в учёте кредит-ноту, сальдо покупателя расходится с его учётом, а НДС начислен с завышенной базы. Разница всплывает только при сверке в конце года.