Compliance

Čo to znamená

Compliance je súlad činnosti firmy s pravidlami, ktoré sa na ňu vzťahujú: zákony, zmluvné podmienky, odvetvová regulácia aj vlastné interné predpisy. V malej firme to nie je oddelenie, ale súbor postupov a zodpovedností.

Typický rozsah pre slovenské s. r. o.: účtovné a daňové termíny, mzdová a odvodová agenda, ochrana osobných údajov, AML tam, kde sa uplatní, zápisy do registrov a povinné zverejňovanie závierky.

Compliance nie je to isté ako governance. Governance určuje, kto vo firme rozhoduje a kto koho kontroluje, compliance overuje, či sa pri tom dodržiavajú pravidlá. Od auditu sa líši časom: audit sa pozerá spätne na uzavreté obdobie, compliance beží priebežne a má problému predísť, nie ho dodatočne zistiť.

Ako to funguje v praxi

Praktická compliance stojí na kalendári povinností a na jasnej zodpovednosti: kto pripraví podklad, kto skontroluje, kto podá. Písané postupy (SOP) a interná kontrola robia z dobrej vôle opakovateľný proces.

Časť povinností preberá účtovná kancelária na základe mandátnej zmluvy a plnej moci - v zmluve má byť presne uvedené, ktoré podania a v akých termínoch.

Pri zmene v podnikaní klienta, ako je prvý zamestnanec, prvý predaj do EÚ alebo zákazka so štátom, robíme krátku revíziu, aké povinnosti pribudli. Zákazka s verejným sektorom môže vyžadovať zápis do registra partnerov verejného sektora, prvý zamestnanec zasa prináša mzdové výkazy, prihlášky do poisťovní a BOZP.

Na čo si dať pozor

Zodpovednosť za podanie ostáva na konateľovi aj vtedy, keď agendu vedie externý dodávateľ. Pokutu dostane firma, nie účtovník - preto sa termíny a spôsob odovzdania podkladov dohadujú písomne.

Compliance sa často rieši raz, pri založení firmy, a potom zastaráva. Firma sa mení: pribudne spoločník, zmení sa sídlo alebo konateľ. Zmenu, ktorá sa nezapíše do obchodného registra včas, môže registrový súd pokutovať, a zastaraný zápis komplikuje aj banku, zmluvy a overovanie partnerov.