PDCA

Що це означає

PDCA - цикл безперервного вдосконалення з чотирьох кроків: Plan, Do, Check, Act, тобто сплануй, зроби, перевір і скоригуй. Він пов’язаний з ім’ям В. Едвардса Демінга, тому інколи називається циклом Демінга. Це основа систем управління якістю й методик lean та кайдзен.

На кроці Plan визначається проблема чи ціль, з’ясовується поточний стан і пропонується зміна. Крок Do означає випробувати зміну, краще в меншому масштабі. На Check результати порівнюються з планом, а на кроці Act успішна зміна закріплюється як стандарт або цикл запускається знову з іншою гіпотезою.

Сила PDCA в повторенні. Замість однієї великої реформи фірма робить серію невеликих перевірених кроків. Кожне коло спирається на знання попереднього, і процес поліпшується поступово й з меншим ризиком.

Як це працює на практиці

Під час поліпшення роботи з клієнтами ми використовуємо PDCA, наприклад, щоб скоротити щомісячне закриття. Спершу вимірюємо, скільки днів воно триває і де виникають очікування, за допомогою карти процесів, потім пробуємо зміну, наприклад раніший строк передання документів, і через два місяці оцінюємо результат.

Ціль на кроці Plan ми формулюємо за SMART, щоб на кроці Check її можна було об’єктивно перевірити. Для вимірювання використовуємо заздалегідь погоджені показники, наприклад кількість днів до закриття чи кількість виправних проведень.

Якщо зміна не працює, на кроці Act ми не шукаємо винного, а повертаємося до аналізу першопричин. Невдале коло - теж результат: воно каже, що гіпотеза була хибною, і вберігає фірму від впровадження поганого рішення в усій організації.

На що звернути увагу

Найчастіше пропускають крок Check. Фірма впроваджує зміну, але ніхто не вимірює, чи дала вона очікуваний ефект. Без вимірювання PDCA перетворюється просто на планування й виконання, і організація не вчиться на своїх помилках.

Друга проблема - прагнення змінити забагато одразу. Якщо за одне коло змінюється кілька речей, не можна зрозуміти, яка зміна дала результат. Малі кроки повільніші на папері, але швидші на практиці, бо до них не доводиться повертатися.