Analýza príčin

Čo to znamená

Analýza príčin, v angličtine root cause analysis, je postup, ktorý sa pri probléme nepýta, kto ho spôsobil, ale prečo mohol vzniknúť. Cieľom je nájsť príčinu, po ktorej odstránení sa problém nezopakuje, a nie len opraviť jeho posledný prejav.

Najjednoduchšou metódou je päťkrát prečo: pri každej odpovedi sa znova opýtame prečo, až kým nedôjdeme k niečomu, čo sa dá zmeniť v procese. Pri zložitejších problémoch sa používa diagram rybej kosti, ktorý triedi možné príčiny podľa ľudí, metód, strojov, materiálu a prostredia.

Metóda je súčasťou prístupov ako lean a Six Sigma a tvorí krok kontroly v cykle PDCA. Nevyžaduje softvér ani konzultanta, len ochotu hľadať príčinu v procese, a nie v ľuďoch.

Ako to funguje v praxi

V účtovníctve ju používame, keď sa chyba opakuje, napríklad keď faktúry od toho istého dodávateľa chodia s nesprávnym dátumom dodania alebo sa v DPH opakovane objavujú rozdiely. Jednorazová oprava účtovného zápisu vyrieši mesiac, analýza príčin vyrieši nasledujúce roky.

Typický príklad: v kontrolnom výkaze nesedí faktúra. Prečo? Bola zaúčtovaná v inom mesiaci. Prečo? Prišla neskoro. Prečo? Dodávateľ ju posiela na starú adresu. Riešením nie je ďalšia oprava, ale zmena kontaktu a nové pravidlo v internej kontrole.

Výsledok analýzy sa oplatí zapísať do postupu, aby sa nová prax nestratila s odchodom človeka. U klientov takto vznikajú jednoduché pracovné postupy, SOP, a úpravy procesnej mapy, ktoré zabránia tomu, aby sa chyba vrátila.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou je zastaviť sa pri človeku: účtovníčka sa pomýlila, skladník zabudol. Človek sa pomýli vždy, otázkou je, prečo mu proces dovolil chybu urobiť a prečo ju nikto nezachytil. Kým sa odpoveď končí menom, príčina zostáva v systéme.

Druhou chybou je analyzovať všetko. Analýza stojí čas, a preto sa oplatí pri chybách, ktoré sa opakujú alebo sú drahé, pri ojedinelom preklepe stačí oprava. Priority pomáha určiť prehľad, kde vzniká najviac opráv, a hľadanie úzkeho miesta v procese.