Účtovná dokumentácia

Čo to znamená

Účtovná dokumentácia sú všetky účtovné záznamy firmy: účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovné závierky, výročné správy, účtový rozvrh a vnútorné predpisy. Spoločne tvoria úplný obraz o tom, ako firma účtovala a na základe čoho.

Zákon o účtovníctve určuje, ako sa má dokumentácia viesť, aké náležitosti musia záznamy mať a ako dlho sa musia uchovávať. Dokumentácia môže mať listinnú alebo elektronickú podobu, ak je zabezpečená jej preukázateľnosť, čitateľnosť a ochrana pred zmenou či stratou.

Pri daňovej kontrole alebo audite sa každý zápis v účtovníctve musí dať preukázať dokumentáciou. Kontrolór môže od dokladu prejsť cez hlavnú knihu až k riadku závierky a naopak, a každá chýbajúca časť reťazca oslabuje dôkaznú silu účtovníctva.

Ako to funguje v praxi

Základom sú vnútropodnikové smernice, ktoré upravujú obeh dokladov, podpisové práva, inventarizáciu, oceňovanie a odpisovanie. Smernice sú súčasťou účtovnej dokumentácie a pri kontrole ukazujú, že firma má účtovanie premyslené a jednotné.

Doklady, knihy, inventúrne súpisy a ďalšie záznamy sa uchovávajú v zákonných lehotách, pri závierke a výročnej správe spravidla desať rokov od konca roka, ktorého sa týkajú. Mzdové listy a niektoré personálne záznamy sa uchovávajú ešte výrazne dlhšie kvôli dôchodkovým nárokom.

Pri archivácii v elektronickej podobe treba zabezpečiť, aby boli súbory dostupné a čitateľné po celú dobu uchovávania, aj pri zmene softvéru alebo poskytovateľa. Pri ukončení spolupráce s účtovnou kanceláriou je dôležité prevziať kompletnú dokumentáciu vrátane exportov z programu.

Na čo si dať pozor

Za neúplnú, nepreukázateľnú alebo zničenú účtovnú dokumentáciu hrozia pokuty podľa zákona o účtovníctve a pri daňovej kontrole aj neuznanie výdavkov alebo odpočtu DPH. Správca dane môže v krajnom prípade určiť daň pomôckami, čo býva pre firmu nevýhodné.

Lehoty na uchovávanie podľa účtovných a daňových predpisov sa môžu líšiť a pri predĺžení lehoty na vyrubenie dane môže byť potrebné uchovávať doklady dlhšie. Pred skartovaním starých dokladov je preto dobré overiť, či neprebieha kontrola alebo spor, ktorý sa ich týka.