Бухгалтерская документация

Что это значит

Бухгалтерская документация - это все учётные записи компании: бухгалтерские документы, учётные книги, план амортизации, инвентаризационные описи, финансовая отчётность, годовые отчёты, рабочий план счетов и внутренние положения. Вместе они дают полную картину того, как и на основании чего компания вела учёт.

Закон о бухгалтерском учёте определяет, как вести документацию, какие реквизиты должны иметь записи и сколько их хранить. Документация может быть бумажной или электронной, если обеспечены её доказательность, читаемость и защита от изменения или потери.

При налоговой проверке или аудите каждую запись в учёте нужно подтвердить документацией. Проверяющий может пройти от документа через главную книгу до строки отчётности и обратно, и каждое недостающее звено ослабляет доказательную силу учёта.

Как это работает на практике

Основа - внутренние положения, регулирующие документооборот, право подписи, инвентаризацию, оценку и амортизацию. Положения входят в бухгалтерскую документацию и при проверке показывают, что учёт в компании продуман и единообразен.

Документы, книги, инвентаризационные описи и другие записи хранятся в законные сроки, отчётность и годовой отчёт, как правило, десять лет после окончания года, к которому они относятся. Расчётные листы и некоторые кадровые записи хранятся ещё значительно дольше из-за пенсионных прав.

При архивировании в электронном виде нужно обеспечить, чтобы файлы оставались доступными и читаемыми весь срок хранения, даже при смене программы или провайдера. При прекращении сотрудничества с бухгалтерской фирмой важно получить полную документацию, включая выгрузки из программы.

На что обратить внимание

За неполную, недоказуемую или уничтоженную документацию грозят штрафы по закону о бухгалтерском учёте, а при налоговой проверке и непризнание расходов или вычета НДС. В крайнем случае налоговый орган может определить налог расчётным путём, что обычно невыгодно компании.

Сроки хранения по бухгалтерским и налоговым нормам могут различаться, а при продлении срока для доначисления налога документы может понадобиться хранить дольше. Поэтому перед уничтожением старых документов стоит убедиться, что не идёт проверка или спор, которые их касаются.