Бухгалтерська документація

Що це означає

Бухгалтерська документація - це всі облікові записи компанії: бухгалтерські документи, облікові книги, план амортизації, інвентаризаційні описи, фінансова звітність, річні звіти, робочий план рахунків і внутрішні положення. Разом вони дають повну картину того, як і на підставі чого компанія вела облік.

Закон про бухгалтерський облік визначає, як вести документацію, які реквізити мають мати записи і скільки їх зберігати. Документація може бути паперовою чи електронною, якщо забезпечено її доказовість, читабельність і захист від зміни чи втрати.

Під час податкової перевірки чи аудиту кожен запис в обліку треба підтвердити документацією. Перевіряльник може пройти від документа через головну книгу до рядка звітності і назад, і кожна відсутня ланка послаблює доказову силу обліку.

Як це працює на практиці

Основа - внутрішні положення, що регулюють документообіг, право підпису, інвентаризацію, оцінку й амортизацію. Положення входять до бухгалтерської документації і під час перевірки показують, що облік у компанії продуманий і однаковий.

Документи, книги, інвентаризаційні описи та інші записи зберігають у законні строки, звітність і річний звіт, як правило, десять років після закінчення року, до якого вони належать. Розрахункові листи і деякі кадрові записи зберігають ще значно довше через пенсійні права.

Під час архівування в електронному вигляді треба забезпечити, щоб файли залишалися доступними й читабельними весь строк зберігання, навіть у разі зміни програми чи провайдера. У разі припинення співпраці з бухгалтерською фірмою важливо отримати повну документацію, зокрема вивантаження з програми.

На що звернути увагу

За неповну, недоказову чи знищену документацію загрожують штрафи за законом про бухгалтерський облік, а під час податкової перевірки і невизнання витрат чи відрахування ПДВ. У крайньому разі податковий орган може визначити податок розрахунковим шляхом, що зазвичай невигідно компанії.

Строки зберігання за бухгалтерськими і податковими нормами можуть різнитися, а в разі продовження строку для донарахування податку документи може знадобитися зберігати довше. Тому перед знищенням старих документів варто переконатися, що не триває перевірка чи спір, які їх стосуються.