Online registračná pokladnica

Čo to znamená

Online registračná pokladnica je pokladnica pripojená do systému eKasa, ktorá pri každom predaji posiela údaje o doklade finančnej správe a tlačí doklad s jedinečným identifikátorom. Zákazník si môže doklad overiť a finančná správa má prehľad o tržbách v reálnom čase.

Pokladnicu musí používať podnikateľ, ktorý pri predaji tovaru alebo poskytovaní vybraných služieb prijíma tržbu v hotovosti, platobnou kartou či inými obdobnými spôsobmi. Zákon vymenúva činnosti, na ktoré sa povinnosť nevzťahuje, napríklad niektoré predaje na diaľku s bezhotovostnou platbou.

Online pokladnica sa skladá z pokladničného programu a chráneného dátového úložiska, ktoré doklady podpisuje a ukladá. Alternatívou pre menších podnikateľov je virtuálna registračná pokladnica, bezplatná aplikácia finančnej správy, ktorá funguje v mobile alebo počítači.

Ako to funguje v praxi

Pred začatím predaja si podnikateľ vyžiada kód pokladnice cez portál finančnej správy a pokladnicu zaregistruje. Pri každej platbe musí vydať doklad a odovzdať ho zákazníkovi. Na konci dňa alebo obdobia sa z pokladnice tlačí uzávierka, ktorá je podkladom pre účtovníctvo.

Tržby z pokladnice sa zaúčtujú do pokladničnej knihy alebo na bankový účet podľa spôsobu platby. Platby kartou idú na bankový účet, preto je dôležité párovať uzávierky s výpismi od banky. Pravidelná inventúra pokladnice odhalí rozdiely medzi pokladnicou a skutočnou hotovosťou.

Pri výpadku internetu pokladnica pracuje v režime offline a doklady odošle po obnovení pripojenia. Pri poruche pokladnice treba vystavovať náhradné doklady a do zákonnej lehoty ich zaevidovať. Podnikateľ by mal mať pre takú situáciu pripravený postup.

Na čo si dať pozor

Nevydanie dokladu, neevidovanie tržby či používanie nezaregistrovanej pokladnice sú porušením zákona, za ktoré hrozí pokuta a pri opakovanom porušení aj zatvorenie prevádzky. Finančná správa vykonáva kontroly aj formou kontrolných nákupov.

Zmenu miesta predaja, adresy predajného miesta či výmenu chráneného úložiska treba nahlásiť. Pokladnica musí byť servisovaná oprávnenou osobou a jej softvér aktuálny. Pri prenájme či kúpe použitej pokladnice treba overiť, či je správne preregistrovaná.