Онлайн-касса

Что это значит

Онлайн-касса - касса, подключённая к системе eKasa, которая при каждой продаже передаёт данные о чеке финансовой администрации и печатает чек с уникальным идентификатором. Покупатель может проверить чек, а финансовая администрация видит выручку в реальном времени.

Кассу обязан использовать предприниматель, который при продаже товаров или оказании отдельных услуг принимает оплату наличными, картой или аналогичными способами. Закон перечисляет виды деятельности, на которые обязанность не распространяется, например некоторые дистанционные продажи с безналичной оплатой.

Онлайн-касса состоит из кассовой программы и защищённого хранилища данных, которое подписывает и хранит чеки. Альтернатива для небольших предпринимателей - виртуальная касса, бесплатное приложение финансовой администрации для телефона или компьютера.

Как это работает на практике

Перед началом продаж предприниматель запрашивает код кассы через портал финансовой администрации и регистрирует кассу. При каждой оплате нужно выдать чек и передать его покупателю. В конце дня или периода касса печатает итоговый отчёт, служащий основанием для учёта.

Выручку из кассы отражают в кассовой книге или на банковском счёте в зависимости от способа оплаты. Платежи картой поступают на счёт, поэтому важно сверять итоговые отчёты с банковскими выписками. Регулярная инвентаризация кассы выявит расхождения между кассой и фактической наличностью.

При сбое интернета касса работает в офлайн-режиме и отправляет чеки после восстановления связи. При поломке кассы нужно выдавать заменяющие документы и внести их в установленный срок. У предпринимателя должен быть готовый порядок действий на такой случай.

На что обратить внимание

Невыдача чека, неучёт выручки или использование незарегистрированной кассы - нарушение закона, за которое грозит штраф, а при повторных нарушениях и закрытие точки. Финансовая администрация проводит проверки и в форме контрольных закупок.

Смену места продаж, адреса торговой точки или замену защищённого хранилища нужно сообщать. Кассу должно обслуживать уполномоченное лицо, а её ПО должно быть актуальным. При аренде или покупке подержанной кассы нужно проверить, правильно ли она перерегистрирована.