GDPR

Čo to znamená

GDPR je nariadenie EÚ o ochrane osobných údajov. Týka sa každej firmy, ktorá spracúva údaje o identifikovateľných ľuďoch - teda aj tej, ktorá má len zamestnancov a kontakty na klientov.

Stojí na niekoľkých povinnostiach: mať právny základ spracúvania, spracúvať len potrebné údaje, informovať dotknuté osoby, uchovávať údaje obmedzený čas a zabezpečiť ich primeranými opatreniami.

Pri účtovných a mzdových údajoch nie je právnym základom súhlas, ale zákonná povinnosť: zákon o účtovníctve a daňové predpisy prikazujú údaje spracúvať a uchovávať. Súhlas, ktorý si firma pýta od zamestnanca na výplatnú pásku, je preto zbytočný a navyše zavádza, lebo zamestnanec ho v skutočnosti nemôže odvolať.

Ako to funguje v praxi

Pre bežnú s. r. o. to znamená: záznamy o spracovateľských činnostiach, informačnú povinnosť voči zamestnancom a klientom, zmluvu o spracúvaní údajov s dodávateľmi ako účtovná kancelária, mzdový systém alebo cloud, a nastavené prístupy.

Mzdová a účtovná agenda obsahuje aj údaje osobitnej kategórie - zdravotné potvrdenia, údaje o deťoch, exekúcie. Tie sa nesmú posielať bežným e-mailom bez ochrany a patrí k nim šifrovanie alebo zdieľanie cez chránené úložisko.

Keď bývalý zamestnanec požiada o vymazanie údajov, najprv overíme, ktoré z nich firma musí ešte držať, napríklad mzdové listy pre účely dôchodku. Tie sa nevymažú, obmedzí sa k nim prístup, zvyšok sa vymaže a žiadateľ dostane odpoveď do jedného mesiaca. Právo na výmaz teda neznamená zmazať všetko.

Na čo si dať pozor

Porušenie ochrany údajov sa spravidla hlási úradu do 72 hodín od zistenia - preto treba vedieť, čo sa stalo a koho sa to týka. Fotografie zamestnancov, kamery a marketingové databázy sú tri oblasti, kde firmy najčastejšie spracúvajú bez právneho základu.

Údaje sa hromadia dlhšie, než treba: životopisy neúspešných uchádzačov, staré zálohy e-mailových schránok, exporty zákazníkov v tabuľkách na notebookoch. Každá taká kópia je pri porušení ochrany údajov ďalší zasiahnutý súbor a pri kontrole dôkaz, že firma lehoty uchovávania nedodržiava.