Cloud

Čo to znamená

Cloud znamená, že softvér a dáta bežia na serveroch poskytovateľa a vy k nim pristupujete cez internet. Namiesto nákupu servera platíte za využitú kapacitu, a to mesačne - z investície sa stáva prevádzkový náklad.

Delí sa podľa toho, koľko si spravujete sami: SaaS je hotová aplikácia, PaaS prostredie na vlastnú aplikáciu, IaaS holý server. Kombinácia s vlastnou infraštruktúrou sa volá hybridné riešenie.

Cloud neznamená len server mimo firmy. Rozhodujúce je, že kapacita sa dá pridať alebo ubrať bez nákupu hardvéru a platí sa podľa využitia. Klasický hosting na pevnom serveri s ročnou platbou má bližšie k prenájmu stroja, hoci tiež beží u dodávateľa. Rozdiel sa prejaví pri raste: v cloude sa výkon navýši za minúty, pri prenajatom stroji sa sťahuje na nový.

Ako to funguje v praxi

V účtovníctve je cloud prakticky štandard: doklady sa ukladajú do cloudového úložiska, účtovný softvér beží v prehliadači a klient aj účtovník vidia rovnaké dáta bez posielania záloh. Odpadá aj starosť o aktualizácie legislatívnych verzií.

Účtovne sa mesačné poplatky vykazujú ako služba, nie ako majetok, takže sa neodpisujú. Predplatné zaplatené na rok dopredu patrí do časového rozlíšenia.

Pri výbere cloudovej služby pre klienta sa pozeráme hlavne na tri veci: kde fyzicky ležia dáta, či sa dajú kedykoľvek exportovať v použiteľnom formáte a ako funguje riadenie prístupov pre konateľa, zamestnancov a účtovníka. Pri účtovných dátach k tomu patrí aj dvojfaktorové overenie pri prihlásení.

Na čo si dať pozor

Cloud nezbavuje zodpovednosti za dáta. Zmluva s poskytovateľom musí riešiť GDPR a mať zmluvu o spracúvaní údajov, a vy potrebujete vlastnú zálohu - poskytovateľ ručí za dostupnosť služby, nie za to, že niekto omylom zmaže priečinok.

Poplatky za cloud rastú nenápadne: pribúdajú používatelia, úložisko a doplnky a po úvodnej zľave sa zvýši cena. Raz ročne sa oplatí prejsť predplatné v účtovníctve a zrušiť nepoužívané účty. Pri faktúrach od zahraničných poskytovateľov treba skontrolovať aj samozdanenie DPH, na ktoré sa pri drobných sumách často zabúda.