Lean (бережливое управление)

Что это значит

Lean - подход к управлению, выросший из производства Toyota: ценность определяет клиент, и всё, за что клиент не платит, считается потерей. Улучшают не человека и не его темп, а сам процесс и его простои.

Это не сокращение расходов. Lean убирает ожидание, лишние перемещения, переделки и крупные партии, и этим отличается от Six Sigma, которая борется с разбросом и дефектами, и от кайдзена как культуры мелких ежедневных улучшений.

Lean как способ управления иногда путают с lean startup, хотя это другое. Lean startup - метод проверки бизнес-идей: быстро собрать MVP, измерить реакцию клиентов и по ней продолжать или менять направление. Lean в исходном смысле улучшает процессы, которые уже работают и у которых есть свой клиент.

Как это работает на практике

В компании lean начинается с того, что процесс рисуют: кто что передаёт дальше, где работа останавливается и кто кого ждёт. Карта процесса почти всегда показывает, что дольше всего длятся передачи, а не сама работа.

В бухгалтерии это означает мелкие партии и ровный поток документов: оцифровка документов по мере поступления вместо коробки раз в месяц, одно место для согласования и твёрдое правило о том, к какому числу документ должен поступить.

Типичные потери в работе с бухгалтерской фирмой - переспрашивания: не хватает документа, бухгалтер пишет письмо, а клиент ищет его через неделю. Помогает единый перечень того, что должно поступить к концу месяца, и рабочий процесс, в котором непредоставленный документ виден сразу, а не только при закрытии месяца.

На что обратить внимание

Чаще всего ошибка такая: объявляют lean и убирают контрольный шаг под предлогом, что он не создаёт ценности. Проверка перед подачей её создаёт: ошибка, попавшая в декларацию, исправляется уточнённой декларацией, а к разнице налога добавляется санкция.

Вторая ошибка - ввести улучшение без стандарта. Новый порядок работает, пока за ним кто-то следит, а через несколько месяцев возвращается старая привычка. Поэтому улучшенный процесс записывают во внутреннюю инструкцию или чек-лист, и за его соблюдением следят так же внимательно, как за самим результатом.