Дашборд

Что это значит

Дашборд - это один экран с несколькими показателями, которые отслеживают регулярно. Его задача не охватить всё, а ответить на вопрос "есть ли что-то вне нормы" раньше, чем кто-то успеет его задать.

Хороший дашборд состоит из трёх слоёв: состояние (деньги, просроченная дебиторка), тренд (выручка и маржа во времени) и перспектива (прогноз на ближайшие месяцы). Без сравнения с прошлым периодом или планом цифра нечитаема.

Дашборд отличается от отчёта тем, что ничего не объясняет, а только предупреждает. Каждая цифра на нём должна быть KPI с заранее заданным порогом, при котором что-то предпринимают, и с человеком, который за неё отвечает. Цифра без порога и без владельца - просто украшение, которое через пару недель никто не замечает.

Как это работает на практике

Небольшой компании достаточно месячного дашборда над выгрузкой из учёта: выручка, расходы по видам, денежный поток, состояние обязательств и дебиторки, пять крупнейших должников. Именно для этого нужна заранее настроенная аналитика.

Показатели должны быть теми, по которым действительно принимают решения. Остальное относится к подробной отчётности, а не к первому экрану.

Клиентам, у которых мы ведём учёт, дашборд обновляется только после месячного закрытия, когда разнесены все документы и расходы будущих периодов. Директор видит цифры, которые позже не изменятся, а сравнение с бюджетом имеет смысл, потому что обе стороны основаны на одинаково полных данных.

На что обратить внимание

Дашборд хорош ровно настолько, насколько хороши данные под ним. Если документы обрабатываются с месячным опозданием, график показывает прошлое, и решения принимаются по неактуальным цифрам. Причина здесь в процессе, а не в инструменте.

Частая ошибка - смешивание цифр с разной базой на одном экране: выручка без НДС рядом с поступлениями на счёт с НДС или доходы по счетам рядом с деньгами по выписке. Разница тогда выглядит как проблема, хотя это лишь другой метод. По каждому показателю должно быть ясно, идёт ли речь о методе начисления или о денежном взгляде.