Business intelligence

Что это значит

Business intelligence - это инструменты и практики, превращающие операционные данные в основу для решения. Данные собирают из бухгалтерии, CRM, склада и интернет-магазина, приводят к единому виду и показывают в отчётах, понятных не только бухгалтеру.

От обычной отчётности BI отличается тем, что не отвечает на один вопрос по заранее заданной форме, а позволяет спрашивать дальше: почему упала маржа, в какой стране, по какому товару, с какого момента.

BI смотрит в основном назад и на настоящее: что произошло, где и почему. Прогнозирование будущего по данным - отдельная дисциплина, и хотя инструменты с искусственным интеллектом сделали её доступной и небольшим компаниям, без надёжной истории им не из чего считать. Поэтому хороший BI - предпосылка прогноза, а не его замена.

Как это работает на практике

Небольшой компании не нужен хранилище данных. Достаточно хорошо настроенной аналитики в учёте и месячного дашборда над выгрузкой, который показывает 5-7 показателей.

BI имеет смысл только тогда, когда входные данные надёжны. Неправильно разнесённый документ не станет лучше на красивом графике - просто плохое решение будет легче продать.

При подключении BI к учёту мы готовим сопоставление счетов: какие синтетические и аналитические счета образуют выручку, какие накладные расходы, а какие в отчёт не входят. Когда меняется план счетов или появляется новый центр затрат, сопоставление нужно поправить, иначе отчёт тихо перестанет сходиться с учётом, и никто сразу не заметит.

На что обратить внимание

Чаще всего BI-проект проваливается не по технической причине. Возникают три несовпадающие версии выручки - из интернет-магазина, из CRM и из учёта, - потому что никто не определил, что именно считается и на какую дату. Определение показателя идёт раньше инструмента.

Вторая ошибка - забыть о доступах. Отчёт с маржой по клиентам или зарплатами по отделам легко расшарить ссылкой, и со временем его видит и тот, кому не положено. BI-инструменту нужны те же правила, что и учётной системе: кто видит какие данные, а для зарплат и защита персональных данных по GDPR.