Протокол загальних зборів

Що це означає

Протокол загальних зборів - письмовий запис про перебіг і підсумки засідання загальних зборів комерційної компанії. Він містить дату й місце, перелік присутніх учасників чи акціонерів і їхніх голосів, обговорені питання, ухвалені рішення й результати голосування.

Протокол складає секретар, і його, як правило, підписують голова засідання й особи, що засвідчують протокол. Для деяких рішень, особливо про зміну установчого договору чи статуту, збільшення чи зменшення статутного капіталу або ліквідацію компанії, закон вимагає форми нотаріального акта.

У s. r. o. з одним учасником протокол не складається, бо загальні збори замінює рішення єдиного учасника. Якщо установчий договір допускає заочне голосування, замість протоколу складається запис про результат письмового голосування.

Як це працює на практиці

Щороку ми готуємо для клієнтів матеріали й проєкт протоколу чергових загальних зборів, які затверджують річну звітність і вирішують про розподіл прибутку. За рішеннями ми потім проводимо дивіденди, відрахування до фондів чи покриття збитку.

Для рішень, що вносяться до торговельного реєстру, наприклад обрання чи відкликання директора, ми готуємо протокол так, щоб він відповідав вимогам реєстраційного суду. Відсутність даних про кворум чи голоси призводить до повернення заяви.

Протоколи ми архівуємо разом із запрошеннями й листами реєстрації. Під час продажу фірми, входу інвестора чи спору між учасниками вони доводять, хто і як що вирішив і чи рішення ухвалено дійсно.

На що звернути увагу

Протокол, що не відповідає реальному перебігу засідання, чи засідання, яке не проводилося, хоча протокол з’явився, - серйозна проблема. Рішення може бути недійсним, а за неправдивих даних у заяві до реєстру загрожує й кримінальна відповідальність.

Помилки в скликанні, наприклад недотриманий строк запрошення чи не зазначений порядок денний, можуть зробити рішення недійсними. Незгодний учасник може оскаржити їх у суді в законний строк, тому формальних вимог ми дотримуємося суворо.