Zápisnica z valného zhromaždenia

Čo to znamená

Zápisnica z valného zhromaždenia je písomný záznam o priebehu a výsledkoch zasadnutia valného zhromaždenia obchodnej spoločnosti. Obsahuje dátum a miesto, zoznam prítomných spoločníkov alebo akcionárov a ich hlasov, prerokované body, prijaté uznesenia a výsledky hlasovania.

Zápisnicu vyhotovuje zapisovateľ a podpisuje ju spravidla aj predseda zasadnutia a overovatelia. Pri niektorých rozhodnutiach, najmä pri zmene spoločenskej zmluvy alebo stanov, zvýšení či znížení základného imania alebo zrušení spoločnosti, zákon vyžaduje, aby mali formu notárskej zápisnice.

Pri s. r. o. s jedným spoločníkom sa zápisnica nevyhotovuje, lebo valné zhromaždenie nahrádza rozhodnutie jediného spoločníka. Ak spoločenská zmluva pripúšťa hlasovanie per rollam, namiesto zápisnice sa vyhotovuje záznam o výsledku písomného hlasovania.

Ako to funguje v praxi

Každý rok pripravujeme pre klientov podklady a návrh zápisnice pre riadne valné zhromaždenie, ktoré schvaľuje účtovnú závierku a rozhoduje o rozdelení zisku. Podľa uznesení potom účtujeme dividendy, prídely do fondov či úhradu straty.

Pri rozhodnutiach, ktoré sa zapisujú do obchodného registra, napríklad voľba či odvolanie konateľa, pripravíme zápisnicu tak, aby spĺňala požiadavky registrového súdu. Chýbajúci údaj o uznášaniaschopnosti alebo o hlasoch vedie k vráteniu návrhu.

Zápisnice archivujeme spolu s pozvánkami a prezenčnými listinami. Pri predaji firmy, vstupe investora či spore medzi spoločníkmi sú dôkazom, kto a ako o čom rozhodol a či boli rozhodnutia prijaté platne.

Na čo si dať pozor

Zápisnica, ktorá nezodpovedá skutočnému priebehu zasadnutia, alebo zasadnutie, ktoré sa nekonalo, ale zápisnica vznikla, je vážny problém. Rozhodnutie môže byť neplatné a pri nepravdivých údajoch v podaní na register hrozí aj trestnoprávna zodpovednosť.

Chyby vo zvolávaní, napríklad nedodržaná lehota pozvánky alebo neuvedený program, môžu spôsobiť neplatnosť uznesení. Spoločník, ktorý nesúhlasí, môže platnosť napadnúť na súde v zákonnej lehote, preto dodržiavame formálne náležitosti dôsledne.