Уничтожение документов

Что это значит

Уничтожение документов - контролируемое и необратимое уничтожение документов после истечения срока их хранения. Цель в том, чтобы из них нельзя было восстановить никакие данные. Для бумажных документов используют шредер с достаточной степенью защиты или сертифицированную фирму, для электронных - безопасное удаление данных с носителей.

Уничтожение - последняя фаза делопроизводства. Ему предшествует проверка, действительно ли истёк срок хранения и не нужен ли документ для текущего производства, проверки или спора. У создателей документов, на которых распространяется закон об архивах, списание проводится с согласия государственного архива.

Обязанность уничтожать данные вытекает и из GDPR. Персональные данные нельзя хранить дольше, чем нужно для цели обработки, и после истечения законного срока хранения, например кадровой документации бывших сотрудников, их нужно удалить или уничтожить.

Как это работает на практике

Клиентам мы советуем проводить уничтожение раз в год, обычно после закрытия отчётного года. По номенклатуре дел отбираем документы с истёкшим сроком, проверяем, что они не связаны с нерешёнными делами, и готовим список на утверждение руководству.

Об уничтожении составляют протокол: какие группы документов и за какой период уничтожены, когда, каким способом и кто отвечал. При внешней фирме мы запрашиваем подтверждение уничтожения. Протокол служит доказательством, что фирма распорядилась документами законно.

Для учётных документов мы исходим из сроков закона о бухгалтерском учёте и налоговых норм, которые могут продлить срок, например при использовании налогового убытка или по долгосрочному имуществу. Документы по имуществу, которым фирма ещё пользуется, не уничтожают, пока оно не самортизировано и не списано.

На что обратить внимание

Слишком раннее уничтожение так же проблемно, как позднее. Если фирма уничтожит документы до конца срока для начисления налога, при проверке она не сможет подтвердить расходы, и налоговая может их не признать. При сомнениях документ лучше пока оставить.

Выбросить документы в обычный мусор - не уничтожение. Если бумаги с персональными данными окажутся в контейнере и их кто-то найдёт, это нарушение защиты данных. Так же старые компьютеры и диски перед утилизацией или продажей нужно безопасно очистить.