Skartácia

Čo to znamená

Skartácia je riadené a nevratné zničenie písomností po uplynutí ich lehoty uloženia. Cieľom je, aby sa z nich nedali obnoviť žiadne údaje. Pri papierových dokumentoch ide o skartovačku s dostatočným stupňom zabezpečenia alebo o certifikovanú firmu, pri elektronických o bezpečné vymazanie dát z nosičov.

Skartácia je poslednou fázou registratúry. Predchádza jej kontrola, či lehota uloženia naozaj uplynula a či dokument nie je potrebný na prebiehajúce konanie, kontrolu či spor. Pri pôvodcoch, na ktorých sa vzťahuje zákon o archívoch, sa vyraďovanie robí so súhlasom príslušného štátneho archívu.

Povinnosť zničiť údaje vyplýva aj z GDPR. Osobné údaje sa nesmú uchovávať dlhšie, než je potrebné na účel spracúvania, a po uplynutí zákonnej lehoty uchovávania, napríklad pri personálnej dokumentácii bývalých zamestnancov, ich treba vymazať alebo zničiť.

Ako to funguje v praxi

Klientom odporúčame robiť skartáciu raz ročne, zvyčajne po uzavretí účtovného roka. Z registratúrneho plánu vyberieme dokumenty, ktorým uplynula lehota, skontrolujeme, že nie sú viazané na nevyriešené veci, a pripravíme zoznam na schválenie vedením.

O skartácii sa spíše protokol: aké skupiny dokumentov a za ktoré obdobie sa zničili, kedy, akým spôsobom a kto za to zodpovedal. Pri externej skartačnej firme si vyžiadame potvrdenie o zničení. Protokol slúži ako dôkaz, že firma s dokumentmi naložila zákonne.

Pri účtovných dokladoch vychádzame z lehôt podľa zákona o účtovníctve a z daňových predpisov, ktoré môžu lehotu predĺžiť, napríklad pri uplatnení daňovej straty či pri dlhodobom majetku. Doklady k majetku, ktorý firma stále používa, sa nezničia, kým sa majetok neodpíše a nevyradí.

Na čo si dať pozor

Príliš skorá skartácia môže byť rovnako problematická ako neskorá. Ak firma zničí doklady pred koncom lehoty na vyrubenie dane, pri kontrole nevie preukázať výdavky a správca dane ich môže neuznať. Pri pochybnostiach je lepšie dokument ešte ponechať.

Vyhodenie dokumentov do bežného odpadu nie je skartácia. Ak sa papiere s osobnými údajmi ocitnú v kontajneri a niekto ich nájde, ide o porušenie ochrany údajov. Rovnako staré počítače a disky treba pred likvidáciou či predajom bezpečne vymazať.