RFP

Що це означає

RFP - це письмове запрошення подати пропозицію, у якому замовник описує, що йому потрібно, на яких умовах і за якими критеріями він оцінюватиме. Відповіддю є пропозиція, а не прайс-лист.

Від тендера за законом про держзакупівлі він відрізняється тим, що у приватному секторі формально не регулюється: правила задає сам замовник. Тим самим він і відповідає за зіставність пропозицій.

Від простого запиту ціни RFP відрізняється тим, що залишає відкритим саме рішення: запиту ціни досить, коли зрозуміло, що купують, і порівнюється лише ціна. Ні надсилання RFP, ні отримання пропозиції ще не є договором: обрана пропозиція стає основою переговорів, які часто завершуються листом про наміри і лише потім договором.

Як це працює на практиці

Корисний RFP описує проблему і потрібний результат, а не технічне рішення: так підрядники можуть запропонувати кращий шлях, ніж відомий замовнику. У ньому зазначають обсяг, строки, бюджетні межі, критерії оцінки та їхню вагу.

Перед надсиланням чутливих матеріалів підписують NDA; після вибору підрядника слідують перевірка і узгодження SLA. За великих інвестицій RFP передує дослідження здійсненності.

Коли клієнт обирає нову бухгалтерську програму або ERP, ми допомагаємо дописати в RFP облікові вимоги: подвійний запис за словацькими правилами, контрольний звіт, вивантаження для аудитора і перенесення початкових залишків. Постачальники ці пункти в пропозиціях охоче оминають, бо потім роблять їх як окрему платну доробку.

На що звернути увагу

Оцінка лише за ціною веде до пропозицій з урізаним обсягом, який допишуть рахунками пізніше. Тому ціну порівнюють за однакового завдання і окремо питають про те, чого в ціні немає.

Якщо замовник під час відбору відповідає на запитання лише одному підряднику або змінює для нього завдання, пропозиції перестають бути зіставними. Тому запитання і відповіді розсилають усім одразу, а зміна завдання означає новий строк для всіх; інакше за договором підряду потім важко довести, що саме було предметом пропозиції.