RFP

Что это значит

RFP - это письменное приглашение подать предложение, в котором заказчик описывает, что ему нужно, на каких условиях и по каким критериям он будет оценивать. Ответом является предложение, а не прайс-лист.

От тендера по закону о госзакупках он отличается тем, что в частном секторе формально не регулируется: правила задаёт сам заказчик. Тем самым он и отвечает за сопоставимость предложений.

От простого запроса цены RFP отличается тем, что оставляет открытым само решение: запроса цены достаточно, когда понятно, что покупают, и сравнивается только цена. Ни отправка RFP, ни получение предложения ещё не договор: выбранное предложение становится основой переговоров, которые часто завершаются письмом о намерениях и лишь потом договором.

Как это работает на практике

Полезный RFP описывает проблему и требуемый результат, а не техническое решение: так подрядчики могут предложить лучший путь, чем известен заказчику. В нём указывают объём, сроки, бюджетные рамки, критерии оценки и их вес.

Перед отправкой чувствительных материалов подписывают NDA; после выбора подрядчика следуют проверка и согласование SLA. При крупных инвестициях RFP предшествует исследование выполнимости.

Когда клиент выбирает новую бухгалтерскую программу или ERP, мы помогаем дописать в RFP учётные требования: двойная запись по словацким правилам, контрольный отчёт, выгрузка для аудитора и перенос начальных остатков. Поставщики эти пункты в предложениях охотно обходят, потому что потом делают их как отдельную платную доработку.

На что обратить внимание

Оценка только по цене ведёт к предложениям с урезанным объёмом, который допишут счетами позже. Поэтому цену сравнивают при одинаковом задании и отдельно спрашивают о том, чего в цене нет.

Если заказчик во время отбора отвечает на вопросы только одному подрядчику или меняет для него задание, предложения перестают быть сопоставимыми. Поэтому вопросы и ответы рассылают всем сразу, а изменение задания означает новый срок для всех; иначе по договору подряда потом трудно доказать, что именно было предметом предложения.