RFP

Čo to znamená

RFP je písomná výzva na predloženie ponuky, v ktorej zadávateľ opíše, čo potrebuje, za akých podmienok a podľa čoho bude ponuky hodnotiť. Odpoveďou je ponuka, nie cenník.

Od tendra podľa zákona o verejnom obstarávaní sa líši tým, že v súkromnom sektore nie je formálne regulovaný - pravidlá si určuje zadávateľ sám. Tým je zároveň zodpovedný za to, aby boli ponuky porovnateľné.

Od jednoduchého dopytu na cenu sa RFP líši tým, že necháva otvorené samotné riešenie: dopyt stačí, keď je jasné, čo sa kupuje, a porovnáva sa len cena. Odoslanie RFP ani doručenie ponuky ešte nie je zmluva - vybraná ponuka je podkladom na rokovanie, ktoré sa často uzavrie listom o zámere a až potom zmluvou.

Ako to funguje v praxi

Užitočné RFP opisuje problém a požadovaný výsledok, nie technické riešenie: dodávatelia tak môžu navrhnúť lepší postup, než aký zadávateľ pozná. Uvádza rozsah, termíny, rozpočtové mantinely, kritériá hodnotenia a ich váhu.

Pred zaslaním citlivých podkladov sa podpisuje NDA; po vybratí dodávateľa nasleduje previerka a dohoda o SLA. Pri veľkých investíciách RFP predchádza štúdia realizovateľnosti.

Keď klient vyberá nový účtovný softvér alebo ERP, pomáhame mu dopísať do RFP účtovné požiadavky: podvojné účtovníctvo podľa slovenských predpisov, kontrolný výkaz, export pre audítora a prenos počiatočných stavov. Dodávatelia tieto body v ponukách radi obchádzajú, lebo ich neskôr riešia ako prácu na objednávku.

Na čo si dať pozor

Hodnotenie len podľa ceny vedie k ponukám s vynechaným rozsahom, ktorý sa dofakturuje neskôr. Preto sa cena porovnáva pri rovnakom zadaní a osobitne sa pýta na to, čo v cene nie je.

Ak zadávateľ počas výberu odpovedá na otázky len jednému dodávateľovi alebo mu mení zadanie, ponuky prestanú byť porovnateľné. Otázky a odpovede sa preto rozosielajú všetkým naraz a zmena zadania znamená nový termín pre všetkých; inak sa pri zmluve o diele neskôr ťažko preukazuje, čo presne bolo predmetom ponuky.