Аудит постачальника

Що це означає

Аудит постачальника - це перевірка контрагента перед укладенням договору або під час співпраці: чи здатен він поставити, чи виконує умови договору і чи не несе співпраця юридичного або репутаційного ризику.

Обсяг залежить від значущості постачання. За ключовим постачальником перевіряють фінансову стійкість за опублікованою звітністю, страхування, сертифікати, референції та субпідрядний ланцюг за ним.

Від due diligence аудит постачальника відрізняється і метою, і глибиною. Due diligence - це разова докладна перевірка перед купівлею компанії чи інвестицією, а аудит постачальника повторюється впродовж усієї співпраці, і його обсяг відповідає тому, скільки компанії коштував би зрив або відмова постачальника.

Як це працює на практиці

Звичайній компанії достатньо повторюваної процедури: витяг із торгового реєстру, перевірка IČ DPH і надійності платника, контроль заборгованості перед фондами, санкційний скринінг, а для послуг - узгоджений SLA.

Результати не кладуть у шухляду, а переносять у договір: строки постачання, неустойки, ескалація та умови розірвання. Саме це робить аудит інструментом, а не формальністю.

Компанії, на які поширюється NIS2, мають оцінювати в постачальників ІТ-послуг і безпеку: хто має доступ до систем, як постачальник справляється з інцидентами і де зберігає дані. Анкету з цими питаннями варто підготувати заздалегідь і оновлювати під час кожного продовження чи зміни договору.

На що звернути увагу

У ПДВ перевірка має і податковий вимір: вирахування за документом від ненадійного платника або за операцією, якої фактично не було, - це ризик на вашому боці. Короткий запис про проведену перевірку під час контролю служить доказом обачності.

Якщо на день постачання постачальник значиться у списку платників, щодо яких виникли підстави для скасування реєстрації, покупець може відповідати за його несплачений ПДВ. Перевірка списку на дату постачання, а не лише під час підписання договору, коштує дешево і захищає від поруки за податок, якого компанія ніколи не тримала в руках.