Personálna dokumentácia

Čo to znamená

Personálna dokumentácia je súbor dokumentov o zamestnancovi: pracovná zmluva a dodatky, mzdové výmery, náplň práce, školenia, dovolenkový plán a doklady o skončení.

Vedie sa preto, že zamestnávateľ musí vedieť preukázať, na akom základe vypláca mzdu a ako plní povinnosti. Nie preto, aby sa zbierali všetky papiere, ktoré človek prinesie.

Personálnu dokumentáciu treba odlíšiť od mzdovej. Personálny spis hovorí, kto zamestnanec je a na čom sa so zamestnávateľom dohodol, mzdová agenda z toho počíta peniaze, dane a odvody. Doklady ako vyhlásenie na zdanenie príjmov alebo podklady k prihláškam do poisťovní stoja na rozhraní a musia byť dostupné obom.

Ako to funguje v praxi

Rozsah určuje GDPR: spracúvať možno len údaje, ktoré sú na účel nevyhnutné. Kópia občianskeho preukazu, rodný list detí či zdravotná dokumentácia tam spravidla nepatria.

Mzdové doklady a mzdové listy majú vlastné archivačné lehoty, dlhšie než bežné personálne dokumenty. Preto sa spis po odchode nedelí len na "nechať" a "zmazať".

Keď pre klienta spracúvame mzdy, pri nástupe nového zamestnanca si vyžiadame jednoduchý balík: podpísanú zmluvu, mzdový výmer, vyhlásenie na daň a údaje pre prihlášky do poisťovní. Originály zostávajú u zamestnávateľa, my pracujeme s kópiami v rozsahu potrebnom na mzdy, a tak to máme zapísané aj v zmluve o spracúvaní údajov.

Na čo si dať pozor

Pri odchode zamestnanca treba doklady vyčistiť: zmazať to, čo už nie je potrebné, a zvyšok archivovať. Ponechanie celého spisu "pre istotu" je porušením zásady minimalizácie údajov.

Druhou častou chybou je prístup. Spis v zdieľanom priečinku, kam vidí celá kancelária, je problém aj vtedy, keď obsahuje len nevyhnutné údaje. Mzdy a hodnotenia majú vidieť len ľudia, ktorí s nimi pracujú, a prístupové práva sa pri zmene pozície alebo odchode kolegu upravujú hneď, nie pri najbližšom upratovaní.