Кадровая документация

Что это значит

Кадровая документация - набор документов о работнике: трудовой договор и дополнения, приказы об оплате, должностные обязанности, обучение, график отпусков и документы о прекращении.

Её ведут потому, что работодатель обязан доказать, на каком основании платит зарплату и как выполняет обязанности. А не для того, чтобы собирать все бумаги, которые человек принесёт.

Кадровую документацию нужно отличать от зарплатной. Личное дело говорит, кто работник и о чём он договорился с работодателем, а зарплатный участок на этой основе считает деньги, налоги и взносы. Документы вроде заявления о налогообложении доходов или данные для регистрации в страховых стоят на стыке и должны быть доступны обоим.

Как это работает на практике

Объём задаёт GDPR: обрабатывать можно лишь данные, необходимые для цели. Копия удостоверения личности, свидетельства о рождении детей или медицинские документы обычно туда не относятся.

У зарплатных документов и зарплатных листов свои сроки хранения, более длинные, чем у обычных кадровых. Поэтому после ухода дело не делят просто на «оставить» и «удалить».

Когда мы ведём зарплату клиента, при приёме нового работника запрашиваем простой пакет: подписанный договор, приказ об оплате, налоговое заявление и данные для регистрации в страховых. Оригиналы остаются у работодателя, мы работаем с копиями в объёме, нужном для зарплаты, и так это записано в соглашении об обработке данных.

На что обратить внимание

При уходе работника документы нужно вычистить: удалить ненужное, остальное архивировать. Хранение всего дела «на всякий случай» нарушает принцип минимизации данных.

Вторая частая ошибка - доступ. Дело в общей папке, которую видит весь офис, - проблема, даже если в нём только необходимые данные. Зарплаты и оценки должны видеть лишь те, кто с ними работает, а права доступа при смене должности или уходе коллеги меняют сразу, а не при ближайшей уборке.