Гроші в дорозі

Що це означає

Гроші в дорозі - кошти, які вже залишили одне місце, але ще не зараховані в іншому. Типово це готівка, взята з каси й внесена до банку, яка з’явиться на рахунку лише наступного дня, або виручка за платіжними картками, яку банк зараховує із запізненням.

В обліку для них використовують рахунок 261 Гроші в дорозі в класі рахунків 2. Це транзитний рахунок: під час здачі готівки записується зменшення каси й збільшення рахунку 261, а після зарахування за банківською випискою рахунок 261 закривається.

Правильно ведений рахунок 261 має залишок лише тоді, коли гроші справді ще в дорозі. Кожній сумі на ньому має відповідати точний рух на іншій стороні, а під час закриття залишок має пояснюватися конкретними статтями.

Як це працює на практиці

У клієнтів у роздрібній торгівлі ми використовуємо рахунок 261 для виручки за картками й через платіжні шлюзи. Денна виручка проводиться з касової системи, гроші в дорозі закриваються після зарахування від банку чи провайдера, а різниця показує утримані провайдером комісії.

Зняття в банкоматі й внески до банку ми так само проводимо через 261. Так касову книгу й банк можна будь-коли звірити, і жодна сума не запишеться двічі.

Під час інвентаризації на дату звітності ми розписуємо залишок 261 за днями й джерелами. Суми, що з’явилися в банку лише в січні, у порядку, а старі непояснені залишки, навпаки, сигналізують про помилку, яку треба знайти.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - багаторічний залишок на 261, що переходить з року в рік. За ним може ховатися відсутній внесок, непроведена комісія чи навіть втрата готівки. Під час аудиту чи перевірки це перше місце, де шукають розбіжності.

Гроші в дорозі не повинні слугувати для вирівнювання різниць між касою й банком, які ніхто не може пояснити. Якщо різницю не знайти, її треба провести як нестачу чи надлишок, а не тримати на транзитному рахунку.