PDCA

Что это значит

PDCA - цикл непрерывного улучшения из четырёх шагов: Plan, Do, Check, Act, то есть спланируй, сделай, проверь и скорректируй. Он связан с именем У. Эдвардса Деминга, поэтому иногда называется циклом Деминга. Это основа систем управления качеством и методик lean и кайдзен.

На шаге Plan определяется проблема или цель, выясняется текущее состояние и предлагается изменение. Шаг Do означает опробовать изменение, лучше в меньшем масштабе. На Check результаты сравниваются с планом, а на шаге Act успешное изменение закрепляется как стандарт или цикл запускается заново с другой гипотезой.

Сила PDCA в повторении. Вместо одной большой реформы фирма делает серию небольших проверенных шагов. Каждый круг опирается на знания предыдущего, и процесс улучшается постепенно и с меньшим риском.

Как это работает на практике

При улучшении работы с клиентами мы используем PDCA, например, чтобы сократить ежемесячное закрытие. Сначала измеряем, сколько дней оно занимает и где возникают ожидания, с помощью карты процессов, затем пробуем изменение, например более ранний срок передачи документов, и через два месяца оцениваем результат.

Цель на шаге Plan мы формулируем по SMART, чтобы на шаге Check её можно было объективно проверить. Для измерения используем заранее согласованные показатели, например число дней до закрытия или число исправительных проводок.

Если изменение не работает, на шаге Act мы не ищем виноватого, а возвращаемся к анализу первопричин. Неудачный круг - тоже результат: он говорит, что гипотеза была неверной, и избавляет фирму от внедрения плохого решения во всей организации.

На что обратить внимание

Чаще всего пропускают шаг Check. Фирма вводит изменение, но никто не измеряет, дало ли оно ожидаемый эффект. Без измерения PDCA превращается просто в планирование и выполнение, и организация не учится на своих ошибках.

Вторая проблема - стремление изменить слишком много сразу. Если за один круг меняется несколько вещей, нельзя понять, какое изменение дало результат. Малые шаги медленнее на бумаге, но быстрее на практике, потому что к ним не приходится возвращаться.