PDCA

Čo to znamená

PDCA je cyklus neustáleho zlepšovania, ktorý tvoria štyri kroky: Plan, Do, Check, Act, teda naplánuj, urob, over a uprav. Spája sa s menom W. Edwardsa Deminga, a preto sa niekedy volá Demingov cyklus. Je základom systémov riadenia kvality aj metodík lean a kaizen.

V kroku Plan sa definuje problém alebo cieľ, zistí sa súčasný stav a navrhne zmena. Krok Do znamená zmenu vyskúšať, ideálne v menšom rozsahu. Pri Check sa výsledky porovnajú s plánom a v kroku Act sa úspešná zmena zavedie ako štandard, alebo sa cyklus spustí znova s inou hypotézou.

Sila PDCA je v opakovaní. Namiesto jednej veľkej reformy firma robí sériu malých, overených krokov. Každé kolo stavia na poznatkoch z predchádzajúceho, a tak sa proces zlepšuje postupne a s menším rizikom.

Ako to funguje v praxi

Pri zlepšovaní spolupráce s klientmi používame PDCA napríklad na skrátenie mesačnej uzávierky. Najprv zmeriame, koľko dní trvá a kde sa čaká, pomocou procesnej mapy, potom vyskúšame zmenu, napríklad skorší termín dodania dokladov, a po dvoch mesiacoch vyhodnotíme výsledok.

Cieľ v kroku Plan formulujeme podľa SMART, aby sa dal v kroku Check objektívne overiť. Pri meraní používame vopred dohodnuté ukazovatele, napríklad počet dní do uzávierky alebo počet opravných zápisov.

Ak zmena nefunguje, v kroku Act nehľadáme vinníka, ale vrátime sa k analýze príčin. Neúspešné kolo je tiež výsledok, ktorý hovorí, že hypotéza bola nesprávna, a ušetrí firme zavedenie zlého riešenia do celej organizácie.

Na čo si dať pozor

Najčastejšie sa vynecháva krok Check. Firma zmenu zavedie, ale nikto nezmeria, či priniesla očakávaný efekt. Bez merania sa z PDCA stáva len plánovanie a vykonávanie a organizácia sa neučí zo svojich chýb.

Druhým problémom je snaha zmeniť priveľa naraz. Ak sa v jednom kole upraví viac vecí, nedá sa zistiť, ktorá zmena priniesla výsledok. Menšie kroky sú pomalšie na papieri, ale rýchlejšie v praxi, lebo sa nemusia vracať.