Місячне закриття

Що це означає

Місячне закриття - регулярне закриття обліку за місяць. Воно охоплює проведення всіх документів, звіряння банківських рахунків і допоміжних книг, розподіл витрат і доходів за періодами, розрахунок амортизації та підготовку місячних звітів для керівництва.

Закон місячного закриття прямо не вимагає, обов'язкове лише річне закриття книг. Проте регулярне місячне закриття дає змогу ухвалювати рішення за актуальними цифрами, вчасно знаходити помилки і помітно полегшує річну звітність, за якої не доводиться розшукувати документи за весь рік.

Для платників ПДВ із місячним податковим періодом місячне закриття - природна частина роботи, бо декларацію з ПДВ і контрольний звіт подають до 25-го числа наступного місяця, і вони мають спиратися на повні й перевірені дані.

Як це працює на практиці

Типовий порядок - проведення всіх отриманих і виставлених рахунків, касових документів і банківських виписок, перевірка збігу залишків на рахунках із виписками і звіряння розрахунків із дебіторами та кредиторами за кожним контрагентом.

Далі йде розподіл за періодами, наприклад орендної плати чи страхування, сплачених наперед, і відображення невиставлених поставок, коли послугу надано, а рахунок ще не надійшов. Проводять зарплату, внески і місячну амортизацію майна.

Результат - звіти для управлінського обліку: звіт про прибутки за центрами витрат чи замовленнями, порівняння з бюджетом і огляд грошового потоку. Допомагає чек-лист завдань зі строками і відповідальними, щоб закриття відбувалося щомісяця однаково і вчасно.

На що звернути увагу

Найчастіша перешкода - пізнє передавання документів. Якщо клієнт чи працівники надсилають рахунки й чеки з місячною затримкою, закриття не може бути повним. Допомагає домовитися про твердий строк передавання документів, наприклад до п'ятого числа місяця.

Швидкість не має йти на шкоду точності. Якщо оцінки, наприклад щодо невиставлених поставок, нерегулярно коригують, місячні результати скачуть, і керівництво ухвалює рішення за неправильними цифрами. Оцінки треба порівнювати з фактом після отримання рахунків і коригувати підхід.