Корпоративна картка

Що це означає

Корпоративна платіжна картка - дебетова чи кредитна картка до бізнес-рахунку для директора чи працівника, якою оплачують витрати фірми: пальне, проживання, підписки на програми, дрібні матеріали чи покупки в інтернеті.

Порівняно з готівкою її плюс у тому, що кожен платіж видно в банківській виписці і не треба вести касу чи звітувати за аванси. Проте виписка не є обліковим документом до витрати: до платежу треба додати рахунок або касовий чек, що показує, що куплено.

Для картки можна встановити ліміти, заборонити категорії продавців чи зняття готівки. За кількох власників банк щодо кожної картки фіксує, хто платив, що спрощує контроль і розподіл витрат.

Як це працює на практиці

Найбільше роботи з картками - збирання документів. Ми радимо правило: власник картки здає документ до платежу до певного числа після закінчення місяця, краще через застосунок, який зіставляє документ з операцією. Незіставлені платежі наприкінці місяця розв’язуємо з клієнтом списком.

Оплата карткою особистої покупки директора не є витратою фірми. Якщо гроші не повернути, її обліковують як дебіторку директора або оцінюють як позику чи виплату з податковими наслідками. Щодо представницьких витрат треба знати, з ким і навіщо була зустріч.

Під час закордонних платежів карткою за послуги, наприклад рекламу чи програми, рахунки надходять без словацького ПДВ. Навіть під час оплати карткою податок треба самостійно нарахувати, а платіж в іноземній валюті перерахувати за правилами для курсових різниць.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - платежі без документів. Наприкінці року залишаються десятки операцій, щодо яких ніхто не може сказати, що купили. Такі платежі не є податковою витратою, і під час перевірки податкова може визнати їх прихованою виплатою прибутку.

Другий ризик - слабкий внутрішній контроль. Якщо карткою користуються кілька людей без лімітів і ніхто не затверджує витрати, зловживання виявиться пізно. Ліміти, регулярна перевірка виписки і чіткі правила, що можна оплачувати, запобіжать неприємностям.