Firemná platobná karta

Čo to znamená

Firemná platobná karta je debetná alebo kreditná karta vydaná k podnikateľskému účtu pre konateľa či zamestnanca, ktorý ňou platí výdavky firmy: pohonné látky, ubytovanie, predplatné softvéru, drobný materiál či nákupy na internete.

Oproti hotovosti má výhodu, že každá platba sa objaví na bankovom výpise a netreba viesť pokladnicu ani vyúčtovávať preddavky. Zároveň však výpis nie je účtovným dokladom k výdavku: k platbe treba doložiť faktúru alebo pokladničný blok, ktorý ukáže, čo sa kúpilo.

Karta môže mať nastavené limity, zakázané kategórie obchodníkov či blokáciu výberov hotovosti. Pri viacerých držiteľoch banka pri každej karte eviduje, kto ňou platil, čo uľahčuje kontrolu aj priradenie výdavkov.

Ako to funguje v praxi

Najväčšou prácou pri kartách je zbieranie dokladov. Odporúčame pravidlo, že držiteľ odovzdá doklad k platbe do určitého dňa po skončení mesiaca, ideálne cez aplikáciu, ktorá doklad spáruje s transakciou. Nespárované platby na konci mesiaca riešime s klientom zoznamom.

Platba kartou za súkromný nákup konateľa nie je výdavkom firmy. Ak sa nevráti, účtuje sa ako pohľadávka voči konateľovi alebo sa posúdi ako pôžička či výplata, s daňovými dôsledkami. Pri reprezentácii treba zasa vedieť, s kým a prečo sa stretnutie konalo.

Pri zahraničných platbách kartou za služby, napríklad reklamu či softvér, prichádzajú faktúry bez slovenskej DPH. Aj keď sa platí kartou, daň treba samozdaniť a platbu v cudzej mene prepočítať podľa pravidiel pre kurzové rozdiely.

Na čo si dať pozor

Najčastejšou chybou sú platby bez dokladu. Na konci roka ostanú desiatky transakcií, ku ktorým nikto nevie povedať, čo sa kúpilo. Takéto platby nie sú daňovým výdavkom a pri kontrole ich správca dane môže posúdiť ako skrytú výplatu zisku.

Druhé riziko je slabá interná kontrola. Ak kartu používa viac ľudí bez limitov a nikto výdavky neschvaľuje, zneužitie sa odhalí neskoro. Limity, pravidelná kontrola výpisu a jasné pravidlá, čo sa smie platiť, predídu nepríjemnostiam.