Корпоративная карта

Что это значит

Корпоративная платёжная карта - дебетовая или кредитная карта к бизнес-счёту для директора или сотрудника, которой оплачивают расходы фирмы: топливо, проживание, подписки на программы, мелкие материалы или покупки в интернете.

По сравнению с наличными её плюс в том, что каждый платёж виден в банковской выписке и не нужно вести кассу или отчитываться за авансы. Однако выписка не является учётным документом к расходу: к платежу нужно приложить счёт или кассовый чек, показывающий, что куплено.

Для карты можно задать лимиты, запретить категории продавцов или снятие наличных. При нескольких держателях банк по каждой карте фиксирует, кто платил, что упрощает контроль и распределение расходов.

Как это работает на практике

Больше всего работы с картами - сбор документов. Мы советуем правило: держатель сдаёт документ к платежу до определённого числа после окончания месяца, лучше через приложение, которое сопоставляет документ с операцией. Несопоставленные платежи в конце месяца решаем с клиентом списком.

Оплата картой личной покупки директора не является расходом фирмы. Если деньги не вернуть, её учитывают как дебиторку директора или оценивают как заём либо выплату с налоговыми последствиями. При представительских расходах нужно знать, с кем и зачем была встреча.

При заграничных платежах картой за услуги, например рекламу или программы, счета приходят без словацкого НДС. Даже при оплате картой налог нужно самостоятельно начислить, а платёж в иностранной валюте пересчитать по правилам для курсовых разниц.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - платежи без документов. В конце года остаются десятки операций, по которым никто не может сказать, что купили. Такие платежи не являются налоговым расходом, и при проверке налоговая может признать их скрытой выплатой прибыли.

Второй риск - слабый внутренний контроль. Если картой пользуются несколько человек без лимитов и никто не утверждает расходы, злоупотребление обнаружится поздно. Лимиты, регулярная проверка выписки и ясные правила, что можно оплачивать, предотвратят неприятности.