Облік для цілей ПДВ

Що це означає

Облік для цілей ПДВ - записи, які платник ПДВ мусить вести за законом про ПДВ. У ньому містяться дані про поставлені й отримані товари та послуги, про податкові бази й суму податку за ставками, про звільнені постачання, про податок, що відраховується, і про коригування й виправлення відрахування. Вести його треба за податковими періодами.

За подвійної бухгалтерії облік зазвичай ведуть безпосередньо в бухгалтерській програмі: кожен рахунок під час проводки відносять до рядка декларації й контрольної виписки. За простої бухгалтерії чи в самозайнятих його часто утворює книга рахунків, доповнена обліком ПДВ.

Закон вимагає й особливих записів за деяких режимів, наприклад під час постачання товару до іншої країни за схемою call-off stock, за особливого режиму для туристичних агенцій чи під час коригування відрахування за інвестиційним майном протягом п’яти чи двадцяти років.

Як це працює на практиці

З обліку ми щомісяця чи щокварталу складаємо декларацію з ПДВ і контрольну виписку, а за потреби зведений звіт. Оскільки контрольна виписка містить дані за окремими рахунками, облік має бути повним і точним і в деталях, наприклад у ПДВ-номері покупця чи даті постачання.

Облік ми регулярно звіряємо з бухгалтерією: сума ПДВ на рахунку 343 має збігатися з декларацією. Розбіжності найчастіше спричиняють рахунки, проведені в іншому періоді, ніж застосоване відрахування, чи виправлення, відображені лише в одному з них.

Облік і документи до нього треба зберігати десять років від кінця року, до якого вони належать. За електронного архівування мають бути забезпечені автентичність походження, цілісність змісту й читабельність, і фірма має на запит надати їх податковому адміністраторові.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - облік, що розходиться з контрольною випискою, наприклад коли рахунок у декларації застосовано, а у виписці він відсутній чи має іншу базу. Фінансова адміністрація автоматично аналізує такі розбіжності й надсилає запити на пояснення.

Увага й до неплатників, що сплачують ПДВ під час купівлі послуг із-за кордону чи придбання товару з ЄС. Вони теж мають вести облік цих операцій і подавати декларацію, хоча не є платниками в повному обсязі.