Учёт для целей НДС

Что это значит

Учёт для целей НДС - записи, которые плательщик НДС обязан вести по закону об НДС. В нём содержатся данные о поставленных и полученных товарах и услугах, о налоговых базах и сумме налога по ставкам, об освобождённых поставках, о вычитаемом налоге и о корректировках и исправлениях вычета. Вести его нужно по налоговым периодам.

При двойной бухгалтерии учёт обычно ведут прямо в бухгалтерской программе: каждый счёт при проводке относят к строке декларации и контрольной выписки. При простой бухгалтерии или у самозанятых его часто образует книга счетов, дополненная учётом НДС.

Закон требует и особых записей при некоторых режимах, например при поставке товара в другую страну по схеме call-off stock, при особом режиме для турагентств или при корректировке вычета по инвестиционному имуществу в течение пяти или двадцати лет.

Как это работает на практике

Из учёта мы ежемесячно или ежеквартально составляем декларацию по НДС и контрольную выписку, а при необходимости сводный отчёт. Поскольку контрольная выписка содержит данные по отдельным счетам, учёт должен быть полным и точным и в деталях, например в НДС-номере покупателя или дате поставки.

Учёт мы регулярно сверяем с бухгалтерией: сумма НДС на счёте 343 должна совпадать с декларацией. Расхождения чаще всего вызывают счета, проведённые в другом периоде, чем применён вычет, или исправления, отражённые только в одном из них.

Учёт и документы к нему нужно хранить десять лет с конца года, к которому они относятся. При электронном архивировании должны быть обеспечены подлинность происхождения, целостность содержания и читаемость, и фирма должна по запросу предоставить их налоговому администратору.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - учёт, расходящийся с контрольной выпиской, например когда счёт в декларации применён, а в выписке отсутствует или имеет другую базу. Финансовая администрация автоматически анализирует такие расхождения и отправляет запросы на объяснение.

Внимание и к неплательщикам, которые платят НДС при покупке услуг из-за границы или приобретении товара из ЕС. Они тоже должны вести учёт этих операций и подавать декларацию, хотя не являются плательщиками в полном объёме.