Dodávateľský audit

Čo to znamená

Dodávateľský audit je previerka dodávateľa pred uzavretím zmluvy alebo počas spolupráce: či je schopný dodať, či plní zmluvné podmienky a či s ním spolupráca neprináša právne alebo reputačné riziko.

Rozsah závisí od významu dodávky. Pri kľúčovom dodávateľovi sa preveruje finančná stabilita zo zverejnenej závierky, poistenie, certifikácie, referencie a subdodávateľský reťazec za ním.

Od due diligence sa dodávateľský audit líši cieľom aj hĺbkou. Due diligence je jednorazová podrobná previerka pred kúpou firmy alebo investíciou, kým dodávateľský audit sa opakuje počas celej spolupráce a jeho rozsah zodpovedá tomu, koľko by firmu stál výpadok alebo zlyhanie dodávateľa.

Ako to funguje v praxi

Pre bežnú firmu stačí opakovateľný postup: výpis z obchodného registra, overenie IČ DPH a spoľahlivosti platiteľa, kontrola záväzkov voči poisťovniam, sankčný screening a pri službách dohodnuté SLA.

Zistenia sa nezakladajú do šuflíka - premietajú sa do zmluvy: doba dodania, zmluvné pokuty, eskalácia a podmienky ukončenia. Práve to robí z auditu nástroj, nie formalitu.

Firmy, na ktoré dopadá NIS2, musia pri dodávateľoch IT služieb posudzovať aj bezpečnosť: kto má prístup k systémom, ako dodávateľ rieši incidenty a kde uchováva dáta. Dotazník k týmto otázkam sa oplatí mať pripravený vopred a aktualizovať ho pri každom predĺžení alebo zmene zmluvy.

Na čo si dať pozor

Pri DPH má previerka aj daňový rozmer: odpočet z dokladu od nespoľahlivého platiteľa alebo z plnenia, ktoré sa reálne neuskutočnilo, je riziko na vašej strane. Krátky záznam o vykonanej previerke je pri kontrole dôkazom obozretnosti.

Ak dodávateľ ku dňu dodania figuruje v zozname platiteľov, u ktorých nastali dôvody na zrušenie registrácie, odberateľ môže za jeho nezaplatenú DPH ručiť. Kontrola zoznamu k dátumu plnenia, nie iba pri podpise zmluvy, je lacná a chráni pred ručením za daň, ktorú firma nikdy nemala v rukách.