Аудит поставщика

Что это значит

Аудит поставщика - это проверка контрагента перед заключением договора или в ходе сотрудничества: способен ли он поставить, выполняет ли условия договора и не несёт ли сотрудничество юридического или репутационного риска.

Объём зависит от значимости поставки. По ключевому поставщику проверяют финансовую устойчивость по опубликованной отчётности, страхование, сертификаты, референции и субподрядную цепочку за ним.

От due diligence аудит поставщика отличается и целью, и глубиной. Due diligence - это разовая подробная проверка перед покупкой компании или инвестицией, а аудит поставщика повторяется на протяжении всего сотрудничества, и его объём соответствует тому, во что компании обошёлся бы срыв или отказ поставщика.

Как это работает на практике

Обычной компании достаточно повторяемой процедуры: выписка из торгового реестра, проверка IČ DPH и надёжности плательщика, контроль задолженности перед фондами, санкционный скрининг, а для услуг - согласованный SLA.

Результаты не кладут в стол, а переносят в договор: сроки поставки, неустойки, эскалация и условия расторжения. Именно это делает аудит инструментом, а не формальностью.

Компании, на которые распространяется NIS2, должны оценивать у поставщиков ИТ-услуг и безопасность: у кого есть доступ к системам, как поставщик справляется с инцидентами и где хранит данные. Анкету с этими вопросами стоит подготовить заранее и обновлять при каждом продлении или изменении договора.

На что обратить внимание

В НДС у проверки есть и налоговое измерение: вычет по документу от ненадёжного плательщика или по операции, которой фактически не было, - это риск на вашей стороне. Короткая запись о проведённой проверке при контроле служит доказательством осмотрительности.

Если на день поставки поставщик значится в списке плательщиков, у которых возникли основания для отмены регистрации, покупатель может отвечать за его неуплаченный НДС. Проверка списка на дату поставки, а не только при подписании договора, стоит дёшево и защищает от поручительства за налог, которого компания никогда не держала в руках.