Накладна

Що це означає

Накладна - документ, що супроводжує товар від постачальника до покупця. У ній зазначено, що постачається, у якій кількості, за яким замовленням і коли. Покупець підписом підтверджує, що товар отримав, і за потреби позначає, чого бракує чи що пошкоджено.

Вона не є податковим документом і не замінює рахунок-фактуру, але є доказом того, що постачання справді відбулося. У спорі про оплату, кількість чи строк підписана накладна часто найсильніший аргумент постачальника.

У складському обліку накладна пов’язана з видатковою накладною в постачальника і прибутковим ордером у покупця. Під час міжнародного автоперевезення її доповнює накладна CMR, а в послугах і будівельних роботах замість неї зазвичай використовують акт приймання.

Як це працює на практиці

Під час проведення рахунку постачальника ми порівнюємо рахунок із замовленням і накладною. Якщо в рахунку більше товару, ніж отримано, або інша ціна, різницю розв’язують із постачальником до оплати, а не після.

Для ПДВ дата постачання важлива для виникнення податкового обов’язку. Якщо товар постачено наприкінці місяця, а рахунок надійшов наступного, накладна допомагає визначити правильний період. Щодо нефактурованих постачань наприкінці року вона є основою для оціночної статті.

Фірмам із великим обсягом товару ми радимо електронні накладні, пов’язані зі складом і виставленням рахунків. Відпадає передрук і зіставлення паперів, а помилки в кількості ловляться одразу під час приймання, а не під час інвентаризації.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - непідписана чи нерозбірливо підписана накладна без імені того, хто прийняв. У спорі покупець стверджує, що товару не отримував, і постачальникові нічим довести протилежне. Підпис з іменем і датою має бути нормою.

Другий ризик - приймати товар без перевірки і писати зауваження потім. Явні дефекти й нестачу треба позначити в накладній під час приймання, інакше рекламацію важко довести, а перевізник уникає відповідальності.