Накладная

Что это значит

Накладная - документ, сопровождающий товар от поставщика к покупателю. В ней указано, что поставляется, в каком количестве, по какому заказу и когда. Покупатель подписью подтверждает, что товар получил, и при необходимости отмечает, чего не хватает или что повреждено.

Она не является налоговым документом и не заменяет счёт-фактуру, но служит доказательством того, что поставка действительно состоялась. В споре об оплате, количестве или сроке подписанная накладная часто самый сильный аргумент поставщика.

В складском учёте накладная связана с расходной накладной у поставщика и приходным ордером у покупателя. При международной автоперевозке её дополняет накладная CMR, а в услугах и строительных работах вместо неё обычно используют акт приёмки.

Как это работает на практике

При проводке счёта поставщика мы сравниваем счёт с заказом и накладной. Если в счёте больше товара, чем получено, или другая цена, разницу решают с поставщиком до оплаты, а не после.

Для НДС дата поставки важна для возникновения налоговой обязанности. Если товар поставлен в конце месяца, а счёт пришёл в следующем, накладная помогает определить правильный период. При неотфактурованных поставках в конце года она служит основой для оценочной статьи.

Фирмам с большим объёмом товара мы советуем электронные накладные, связанные со складом и выставлением счетов. Отпадает перепечатка и сопоставление бумаг, а ошибки в количестве ловятся сразу при приёмке, а не при инвентаризации.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - неподписанная или неразборчиво подписанная накладная без имени принявшего. В споре покупатель утверждает, что товар не получал, и поставщику нечем доказать обратное. Подпись с именем и датой должна быть нормой.

Второй риск - принимать товар без проверки и писать замечания потом. Явные дефекты и недостачу нужно отметить в накладной при приёмке, иначе рекламацию трудно доказать, а перевозчик уходит от ответственности.