Замовлення

Що це означає

Замовлення - письмове волевиявлення покупця отримати від постачальника конкретний товар чи послугу за вказаною ціною, у погодженій кількості, у строк і на певних умовах. Воно може йти за комерційною пропозицією або саме бути пропозицією укласти договір.

Юридично замовлення - або прийняття пропозиції, і тоді виникає договір, або оферта, яку постачальник має підтвердити. Підтвердження із застереженнями - нова оферта. За повторюваних постачань замовлення часто прив’язані до рамкового договору, що визначає загальні умови.

На практиці замовлення слугує опорним документом для всієї угоди. Його номер зазначають у накладній і в рахунку, і це дає змогу перевірити, чи постачено і виставлено те, що замовляли.

Як це працює на практиці

Фірмам ми радимо систему, у якій кожна велика купівля починається із замовлення, затвердженого уповноваженою особою. Під час оброблення рахунку потім порівнюють три документи: замовлення, накладну і рахунок, що виявляє помилки в ціні, кількості та підроблені рахунки.

У замовленні треба чітко зазначити ціни з ПДВ чи без, строк і місце постачання, умови оплати і посилання на умови продажу, які мають діяти. За суперечності умов сторін вирішує, чиї умови було прийнято.

У держсекторі та в партнерів, зобов’язаних публікувати договори, замовлення теж може підлягати публікації. Працюючи з ними, треба враховувати, що його дані стануть публічними.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - замовлення лише телефоном чи в повідомленнях без письмового запису. У спорі про кількість, ціну чи строк нічим довести домовленість, і постачальник і покупець стверджують різне.

Другий ризик - «битва форм», коли обидві сторони надсилають свої умови і ніхто прямо їх не приймає. У спорі складно встановити, які діють. У важливих угодах умови краще погодити явно.